従来は、タイムカードや紙の勤怠表を用いて勤怠管理が行われていましたが、近年の働き方の多様化に伴い、勤怠管理の方法も変化しています。とくに多くの企業や組織で利用されているのは、モバイル端末を用いた勤怠管理アプリです。当記事では、これから勤怠管理アプリを導入しようとしている企業や組織の担当者に向けて、おすすめのシステムをご紹介します。
今、勤怠管理アプリが求められる理由
柔軟な勤務スタイルへの対応
テレワークが浸透したため、従来のように必ずしも従業員が職場で働くとは限りません。職場以外でも出勤または退勤の記録が残せるツールが求められています。勤怠管理アプリを活用すればスマートフォンで出勤または退勤の記録が残せるため、柔軟な勤務スタイルに合わせるためのツールとして需要が高まっているのです。
データの正確性と透明性
また、紙ベースの勤怠管理では誤りや記入漏れがつきものでした。一方、アプリを利用することで正確なデータ収集が可能になり、透明性の向上に寄与します。
手動での勤怠管理に伴うリスク
従来の手動での勤怠管理にはいくつかのリスクが伴います。
- ヒューマンエラー：従業員の打刻したタイムカードの出退勤時刻を手作業で管理する場合、入力ミスが発生する可能性があります。
- 不正や改ざんのリスク：アナログなタイムカードでの出退勤の管理は、従業員がやろうと思えば不正ができてしまいます。
- 働き改革に対応しきれない：働き方改革関連法では「時間外労働の上限規制」が定められていますが、管理職が特定の従業員の上限に気付かず、法律違反をしてしまうリスクがあります。
勤怠管理アプリを導入するメリット
勤怠管理アプリを導入するメリットは、以下のとおりです。
- スマホだけで完結する
- リアルタイムなデータ更新
- 柔軟な勤務スタイルへの対応
- 打刻の正確性が向上する
- データ入力の手間が省ける
スマホだけで完結する
勤怠管理アプリを利用することで、いつでもどこでもスマートフォンから勤怠情報を確認でき、管理が容易になります。従業員もスマホで手軽に勤怠入力ができるため、効率的な業務遂行が期待できます。
リアルタイムなデータ更新
アプリを使用することで、勤怠情報はリアルタイムで更新されます。これにより、管理者はいつでも最新の状況を把握し、適切な意思決定が可能です。
柔軟な勤務スタイルへの対応
スマホを用いた勤怠管理は、テレワークやフレックスタイム制度など柔軟な働き方に対応できます。従業員は自身の勤怠情報を容易に入力し、管理者もそれをリアルタイムに確認できるため、遠隔勤務環境においても円滑なコミュニケーションが可能です。
打刻の正確性が向上する
従業員が打刻したデータがそのままシステムに反映されるため、ミスが起こりにくく、より正確に勤怠を管理できます。
データ入力の手間が省ける
従業員が打刻したデータをそのまま管理者が使用できるため、管理者があらためてデータを入力する必要はありません。データ入力の手間が省けます。
タイプ別：勤怠管理アプリの紹介
勤怠管理アプリは大きく分けると以下の3つのタイプに分類できます。
- タイムレコーダー型：出勤を前提とした勤怠管理アプリです。打刻と自動集計以外に複雑な機能はなく、安価でシンプルで使い勝手が良いのが特徴です。
- 多機能型：勤怠記録だけではなく、有休管理やシフト管理機能などの機能が備わっています。テレワークなどにも対応しているので、働き方の多様化を求める場合に向いています。
- 他業務連動型：勤怠管理以外の他業務とも連携しているため、全体的なバックオフィス業務の自動化が進みます。
それぞれの勤怠管理アプリの特徴
既に世の中にはたくさんの勤怠管理アプリがリリースされています。それぞれの勤怠管理アプリにはどのような違いがあるのか、ポイントをまとめましたのでご覧ください。
- 打刻方法
- 勤怠データの確認・編集方法
- 勤怠データの分析機能
打刻方法
打刻方法は、GPS打刻やICカード打刻、指紋認証打刻など、さまざまな方法があります。自社の勤怠管理のスタイルに合った打刻方法を備えたアプリを選びましょう。
勤怠データの確認・編集方法
勤怠データの確認・編集方法は、アプリの画面上で行う方法や、Webブラウザから行う方法などがあります。勤怠データをどのように確認・編集するかを想定し、適した方法を備えたアプリを選びましょう。
勤怠データの分析機能
勤怠データの分析機能が充実していれば、勤怠状況を可視化することができます。勤怠データをどの程度分析したいか、何を分析したいかを想定し、適した分析機能を備えたアプリを選びましょう。
勤怠管理アプリを導入する際の注意点
スマホで完結する勤怠管理アプリを導入する際には、以下の点に注意が必要です。
- 自社のニーズを把握する
- セキュリティ面の確認
- 従業員のトレーニング
- 無料トライアルの利用
自社のニーズを把握する
まずは、自社にどこに課題があってどのような機能がほしいのか、どのような管理をしたいのかを明確にします。ここが最も重要な部分であり、ニーズによって選ぶべきツールは大きく変化するでしょう。導入までの流れを完全にサポートしてくれるサービスもあるので、必要に応じてサポートの利用も検討してください。
セキュリティの確保
アプリを使用する際は、従業員の個人情報や企業の機密情報が漏洩しないよう、セキュリティ対策が必要です。信頼性のあるアプリを選定し、適切な設定を行いましょう。
従業員のトレーニング
新たなシステムの導入には、従業員へのトレーニングが欠かせません。勤怠管理アプリはけっして難しくはありませんが、それでもアプリの使い方や注意事項を丁寧に伝え、円滑な移行を図りましょう。
無料トライアルの利用
ツールによっては有料のものでも無料トライアルの期間が設けられているものもあります。一度システムを定めたらしばらくは変更しづらいため、無料トライアルを利用して自社に本当に合っているのか確認することをおすすめします。
おすすめの勤怠管理アプリ5選
ここまでの流れを踏まえて当記事でおすすめする5つの勤怠アプリを紹介します。これから勤怠アプリを導入する方は以下の勤怠アプリからご検討ください。
※これらの製品情報の閲覧には「DXPOオンライン会員登録」が必要です。
(株)マネーフォワード
マネーフォワード クラウドHRソリューション
その悩み、クラウドならうまくいく。
マネーフォワード クラウドHRソリューションでは、給与計算や勤怠管理など人事労務領域の製品を取り扱っています。クラウドで手作業によるミスをゼロへ！人事労務業務の効率化を実現します。
三菱電機ITソリューションズ(株)
ALIVE SOLUTION TA 就業システム
300名以上の「中堅企業」にフィットする勤怠管理システム
労働時間や有給休暇の管理、多様な働き方への対応など、独自の文化があり管理が難しい企業にもフィットするシステムです。クラウドサービスの機能では事足りないお客様におすすめです。
エス・エー・エス(株)
「勤労の獅子」- 勤怠管理システム
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(株)ミロク情報サービス
Edge Tracker
勤怠・経費・給与などの管理を効率化する業務管理システム
「経費精算」「勤怠管理」「給与明細参照」「年末調整申告」「ワークフロー」など豊富なビジネスプロセスモジュールを搭載しています。企業の成長に合わせた柔軟なシステム構築が可能です。
新たなシステム導入の際に稟議書の提出が必要な場合は、以下の記事を参考にしてください。
まとめ：勤怠管理アプリの導入は従業員にも管理者にもメリットがある
スマートフォンを活用した勤怠管理アプリは柔軟性と効率性があるため、従業員にも管理者にもメリットのあるツールです。正確かつ迅速な勤怠管理は企業の生産性向上に直結し、スマホで完結することで業務の合理化が期待できます。
たくさんの勤怠管理アプリの中から選ぶ際には、この記事で紹介したものから優先的に検討していただければ幸いです。また、セキュリティへの配慮や従業員達へのトレーニングも忘れずに行なうことをおすすめします。