働きやすいオフィスは、社員同士のチームワークやそれぞれの社員の仕事のモチベーション向上にもつながります。この記事では働きやすいオフィスの条件を5つ紹介しますので、より良い労働環境を作っていきたい方は、是非参考にしてください。
働きやすいオフィスの5つの条件
以下は代表的な働きやすいオフィスの条件です。
働きやすいオフィスの条件1：柔軟なレイアウト
柔軟なレイアウトは、働きやすさのひとつの条件です。作業によって働く場所を自由に変えることができると、多くの従業員が「柔軟に働けている」と感じやすいでしょう。
たとえば、集中して作業をしたい時には、静かな個室ブース。一方で、チーム間のコミュニケーションが必要な場合には、オープンスペースで働くと言った形です。
このような柔軟な働き方ができるオフィスであれば、全体的な生産性の向上が期待できます。
働きやすいオフィスの条件2：自然光の活用
自然光には、ストレスを軽減し集中力を高める効果があります。そのため、オフィス内に自然光が入ってくるようなレイアウトを意識すると良いでしょう。
そうすることで、従業員達の作業効率が向上するだけではなく、目の疲れや頭痛が軽減されると言われています。とくに長時間の作業を強いるような現場では、自然光の影響はより大きいと言えるでしょう。
ただし、直射日光が入りすぎると、モニターの反射によって逆に目の疲れを誘発することもあります。理想的には、ブラインドやカーテンを設置して自然光の調整がしやすい設計にすると良いでしょう。
働きやすいオフィスの条件3：快適な温度と空気環境
快適な温度管理と空気環境。この二つも重要です。
オフィスの温度が高すぎたり低すぎたりしていないか、今一度チェックしましょう。このチェックをする際には、実際に現場で働いている従業員達の声を重視すると良いです。
オフィスの温度が不適切であったり空気の質が悪かったりすると、頭痛や倦怠感が増し、従業員の健康に悪影響を及ぼしやすくもなります。
働きやすいオフィスの条件4：静音性とプライバシーの確保
騒音が多い環境では、集中力が削がれると感じる従業員も多く、効率に悪影響を及ぼす一因となりかねません。その対策としては、個別の防音ブースが有効です。防音ブースの中での作業であれば、集中力は維持しやすくなり、業務上の機密やプライバシーも守りやすくなります。
働きやすいオフィスの条件5：アクセスの良さと利便性
通勤のスムーズさは、従業員のストレス軽減にもつながります。また、駅からの距離だけではなく、オフィスの周辺に飲食店や銀行などがあることも重要です。
たとえば、オフィスの周りに飲食店がないと、従業員の多くは出社前にコンビニエンスストアなどで昼食を事前に買ってくる必要があるでしょう。それでは「働きやすい職場」とは言いづらいのです。
オフィス移転を成功させるための重要検討項目
オフィス移転を成功させるためには、下の重要項目を検討し計画的に進めることが必要となります。
オフィス移転を成功させるために1：目的の明確化
オフィス移転の主な目的を明確にしましょう。たとえばコスト削減、社員の利便性向上、業務効率の改善などです。
オフィス移転を成功させるために2：新オフィスの立地選定
以下の条件を勘案して新オフィスの立地を選定します。
- 通勤アクセス：従業員がスムーズに通勤できる場所かどうかの確認
- 取引先との距離：主要な顧客やパートナー企業へのアクセスの容易さも考慮
- 周辺施設：飲食店や銀行、病院など、従業員にとって利便性の高い施設の有無を確認
オフィス移転を成功させるために3：スペースの最適化
- 業務内容に応じたレイアウト：コミュニケーションを促進するオープンスペースや防音ブースなどの業務に適したスペース設計がされているかの検討
- 将来の成長：会社の成長に伴う増員や業務拡大に対応できる柔軟性があるかを検討
オフィス移転を成功させるために4：コスト管理
- 家賃や維持費：新しいオフィスの賃料が予算内であるか、また今後の上昇リスクも含めての計算が必要
- 移転にかかる費用：引越し業者の費用、IT設備の移設費用、内装工事などの総移転費用を見積る
- 隠れたコスト：新しいオフィスの光熱費、メンテナンス費用などの見落としがちなコストも網羅すること
オフィス移転を成功させるために5：ITインフラと設備の確認
- ネットワーク環境：高速インターネット接続が確保できるか、サーバールームやIT設備に適した環境が整っているかを確認
- セキュリティ対策：物理的なセキュリティだけでなく、データセキュリティの観点でも安全であるかの確認
オフィス移転を成功させるために6：法的手続きと契約確認
賃貸条件や更新・解約の条項を確認します。
オフィス移転を成功させるために7：移転計画の立案
- 移転のタイムライン：業務に支障が出ないようにオフィス移転のタイムラインを慎重に計画し、移転作業の前後も含めたスケジュール管理を行う
- 段階的移行：段階的に移転を行うことで、通常業務への影響を最小限にする
オフィス移転を成功させるために8：バックアッププランの用意
最後に、引越し業者の遅延、設備トラブルなどの予期せぬトラブルにも備えておくことが重要です。
オフィス移転の専門家を活用する
オフィス移転の支援を専門とするサービスもあるので、紹介します。
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この記事では、働きやすいオフィスの条件と、オフィス移転の流れを紹介しました。これからオフィス移転を考えている方は、是非ここでの内容を参考にしてください。
