受付業務を自動化する受付アプリの導入によって、企業はいくつものメリットを享受することができます。たとえば来訪者の情報を自動的に記録したり担当者への連絡を自動化することでスタッフの業務負担を軽減させることが可能です。無人受付アプリの採用は、人件費削減に大きく寄与します。またデータの一元管理によって、たとえば来訪者の来訪頻度の分析に役立てることも可能です。
この記事では受付アプリのメリットや導入方法、主要な受付アプリの特徴を解説します。受付アプリの導入検討に、この記事を是非、お役立てください。
受付アプリのメリット
受付アプリは、企業に多くのメリットをもたらします。
業務効率化
受付アプリの最大のメリットは業務の効率化によって、スタッフの負担を軽減することができることです。紙への記入とは異なり受付アプリに来訪者が入力したデータは自動的に記録され、担当者への連絡も瞬時に行うことができます。
コスト削減
無人受付システムによって受付スタッフの配置が不要になり、人件費の削減に直結します。さらにクラウドベースのサブスク型受付システムは初期導入費用が比較的低く月額料金で利用できるため、導入コストを抑えることができます。
セキュリティ向上
受付アプリは来訪者の情報をデジタルで保存するため、手書きに比べて情報漏洩のリスクが低減します。さらに来訪者の入退館記録を常時監視できるため、不審者の侵入を防ぐことができるのです。緊急時にはアラートが発信されるため安全性が向上できます。
データ管理と分析
受付アプリは来訪者のデータを自動的に記録することから、来訪者の傾向や頻度を分析することができます。たとえば特定の時間帯に来訪者が多い場合、その時間帯に合わせた対応策を講じることができるのです。
受付アプリの導入方法
受付アプリの導入手順を解説します。
1.アプリの選定
予算と受付アプリに期待する機能のバランスを考慮してアプリを選定します。たとえば「必要な機能、対応デバイスの明確化、コスト（初期費用、月額料金、追加機能の料金など）、他の企業のレビューや評価」を参考にしたアプリ選定が大切です。
2.アカウント作成と設定
受付アプリが必要とするアカウント情報を作成し、アプリに設定します。アカウント情報には「会社情報、担当者情報、通知方法の設定(メール、SMS、アプリ内通知など)」などがあります。
3.デバイスの準備、アプリのインストールと初期設定
iPadなど使用するデバイスを準備し、アプリをインストールしてください。デバイスは常にインターネットに接続されている必要があります。まずは、初期設定を行いましょう。初期設定には、企業のロゴや名前の設定、来訪者の入力項目のカスタマイズ、担当者への通知設定などがあります。
4.テスト運用
実際にアプリを使ってテスト運用を行い、問題点や改善点を確認します。
5.トレーニング
アプリの使い方をトレーニングします。
6.本格導入
テスト運用で問題がなければ、本格的にアプリを導入します。
7.メンテナンス
定期的にシステムのメンテナンスを行い、問題が発生しないようにします。
代表的な受付アプリ3選
受付業務を自動化するためのアプリは多岐にわたります。ここでは特に実績のある3つのアプリを比較評価します。
Acall
- 製品名：Acall
- ベンダー名：Acall株式会社
クラウドベースの受付アプリで、多機能連携が特徴としており、会議室予約、ワークスペース管理、来客管理など機能連携が充実しています。また直感的で使いやすい操作性や、導入後のサポートが評価されています。
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RECEPTIONIST
- 製品名：RECEPTIONIST
- ベンダー名：株式会社 RECEPTIONIST
- URL：https://receptionist.jp/
クラウドベースの受付アプリで iPadを設置するだけで簡単に利用開始できるシンプルさが特徴です。来訪者対応、電話取次、メール通知などの基本的な受付業務を自動化します。
AIレセプション
- 製品名：AIレセプション
- ベンダー名：株式会社エビソル
- URL：https://www.ebica.jp/lp-aireception/
クラウドベースの受付アプリで、 AIが音声を認識して対応する無人受付システムです。アイレセプションもiPadを置くだけで簡単に設置できます。来訪者対応や電話の取次などの受付業務を自動化しますが、他のシステムとの連携機能を備えており柔軟な対応が可能です。
比較まとめ
- 設置の簡便さ：いずれもクラウドベースでiPadを利用して簡単に設置できる点で共通しています。
- 多機能性：ACALLは会議室予約やワークスペース管理など多機能を統合している点で優れています。
- 音声認識：AIレセプションは音声認識機能を強調しています。
自社に適した受付アプリ選定と導入準備の重要性
受付アプリの導入は、業務の効率化によるスタッフの負担軽減や人件費削減、セキュリティの向上など、いくつものメリットを企業にもたらします。しかしその投資対効果の最大化のためには、予算の範囲内で自社が期待する特徴を備えた受付アプリを選定することが大切です。また今回、紹介した受付アプリはいずれもクラウドベースで設置がとてもシンプルですが、初期設定やテスト運用、導入トレーニングなどの導入準備が必要となります。この記事を、ぜひ、自社に最適な受付アプリの選定と導入にお役立てください。
なお、新たなシステム導入やサービスの利用に関して稟議書が必要な場合は以下の記事を参考にしてください。
