電子帳簿保存法によって、紙ベースの帳簿や領収書の管理からデジタル化への移行が急務となっている企業も少なくありません。そこで本記事では、電子帳簿保存法の概要と、その対応に経費精算システムの導入が有効なのか、また他にどのような対策が必要なのかを解説します。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法の目的
電子帳簿保存法とは、帳簿や領収書、請求書などの会計資料を電子データとして保存する際に必要な基準を定めた法律です。1998年に制定され、以降も時代のデジタル化に合わせて改正が行われています。この法律の目的はデータの信頼性を確保しつつ、企業の効率的なデジタル化を促進することです。
2024年1月に施行された電子帳簿保存法の改正
2024年1月に施行された電子帳簿保存法の改正は、中小企業を含む多くの事業者に影響を与える重要な変更がいくつかありました。主な改正点は次の通りです。
- 適用要件の緩和
- 電子取引データの保存義務
- 保存要件の明確化
- 罰則の強化
- 猶予措置の延長
1.適用要件の緩和
2024年の改正では、電子データ保存に対する要件が大幅に緩和されました。具体的には、タイムスタンプの付与に関する要件や、電子データ保存に際しての承認制度が見直され、簡素化されています。
とくにタイムスタンプに関しては、付与期限が改正前は記録または受領からおおむね3営業日以内でしたが、改正後は2ヶ月と7営業日以内と変更され、以前よりもスムーズに電子帳簿保存法に対応できるようになりました。
2.電子取引データの保存義務
以前は、電子取引データを紙で保存していた企業も多かったのですが、2024年1月以降、電子取引で受け取った請求書や領収書などのデータは、原則として電子データのままで保存することが義務付けられました。この改正により、電子取引の透明性が向上したと考えられます。
3.保存要件の明確化
電子帳簿保存法に基づく保存要件がより明確になりました。たとえば、データの検索性に関する要件が明確化され、保存されている電子データが迅速に検索できることが求められています。具体的には、税務調査の際に迅速に対応できる体制が求められているということです。
4.罰則の強化
電子帳簿保存法に対応していない場合や、保存要件を満たさない場合に科される罰則が強化されました。法律を遵守しない場合のリスクが増大したため、適切な対応が企業に強く求められるようになっています。
5.猶予措置の延長
電子帳簿保存法の電子取引データ保存義務に関して、2022年1月1日からの施行に伴い、企業の対応が間に合わないことを考慮して、2023年12月31日までの2年間の猶予期間（猶予措置）が設けられました。
その後、2024年1月1日以降も一定の要件を満たす場合には、電子取引データの保存要件に関する猶予措置が継続されています。
参考：国税庁
電子帳簿保存法への対応！10のチェックリスト
電子帳簿保存法に対応しようとした時に、ひとつの手段となるのが経費精算システムの導入です。
多くの経費精算システムは、領収書や請求書のスキャナー保存や電子取引データの保存に対応しているため、電子帳簿保存法への対応に有効な手段と考えられています。
しかし、経費精算システムを導入すれば、電子帳簿保存法に完全に対応できるというわけではありません。電子帳簿保存法に完全に対応するためには、経費精算システムの導入だけではなく、以下の要件も満たす必要があります。
10のチェックリストをご確認ください。
10のチェックリスト
- 真実性の確保: データに改ざん防止措置（タイムスタンプの付与など）を行い、記録内容の訂正・削除履歴を保持する機能を導入する。
- 可視性の確保: データを必要なタイミングで閲覧・出力できる環境を整え、画面上での表示や印刷が可能な管理状態を確保する。
- 適切な保存環境: データ保存のための適切なサーバーやクラウド環境を利用し、保存データのバックアップを確実に行う。
- スキャナー保存要件の遵守: 解像度や階調などの法的要件を満たすスキャニングを行い、書類の真正性を確保するための手続きを運用する
- 電子取引のデータ保存: 電子取引データを紙に出力せず、電子的に保存し、法定保存期間（7年間など）にわたって適切に管理する。
- 社内規程の整備: 電子帳簿保存に関する社内規程を作成し、データ保存や運用フローに関するルールを明文化する。
- 従業員教育: 従業員に電子帳簿保存法の基礎知識を教育し、実務での適用方法についてトレーニングを行う。
- 業務プロセスの見直し: 経費精算や請求書管理の業務フローを電子化に合わせて見直し、スキャナー保存や電子取引対応の実務手順を具体化する。
- 税務署への事前届出（必要な場合のみ）: 一部の保存方法では、税務署への事前届出が必要な場合があるため、該当する場合は対応する。
- 最新法令の確認: 電子帳簿保存法の改正内容や施行日を確認し、要件を随時アップデートする。
経費精算システムで、電子帳簿保存法の対応が楽になる
経費精算システムだけでは電子帳簿保存法に対応することはできません。しかし、経費精算システムを導入すれば、電子帳簿保存法への対応が圧倒的に楽になるのも事実です。
ですから、結論としては電子帳簿保存法に対応するために、経費精算システムを導入することをおすすめします。
電子帳簿保存法の対応！おすすめの経費精算システム
数多くある経費精算システムの中から、おすすめのものをここで紹介します。よかったら導入をご検討ください。
(株)マネーフォワード
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まとめ：なるべく早く電子帳簿保存法への対応を！
この記事では電子帳簿保存法についての解説ならび、電子帳簿保存法を守るために経費精算システムの重要性をお伝えしました。
普段の忙しい業務をこなしながら電子帳簿保存法への対応を進めていくのは、なかなか難しいかもしれません。そんなときこそ、便利なツールの力を借りましょう。経費精算システムの導入によって、電子帳簿保存法への対応は圧倒的に楽になるでしょう。
