膨大な量の書類を取り扱う、契約書の電子化によるデジタル化の恩恵は計り知れません。とくに業務効率化の側面から見ると、契約書の電子化は企業全体のデジタル化戦略の中核を担うものです。
この記事では契約書電子化のメリットおよび最新トレンドや市場動向を解説した後に、実績のある契約書電子化サービスを紹介します。
契約書電子化が企業にもたらすメリット
契約書電子化とは紙ベースの契約書を、電子的に作成、保存、管理することです。この作業は契約書の作成から署名、保管に至るまでをデジタル環境で完結します。それによって業務効率を大幅に向上させることが可能になるのです。
具体的にはまず契約書のドラフトをデジタル形式で作成し関係者と共有し、電子署名を用いて契約を締結します。このように契約書は電子的に保存できますから、物理的なスペースが不要になるのです。また検索によるアクセスも容易になります。
企業のペーパーレスは進む
環境保護の観点からも、契約の書電子化によるペーパーレス化は重要です。紙の使用を削減することは環境への負担減にも寄与します。またデジタル保存により契約書の紛失リスクや劣化の心配がなくなるなど、契約書電子化は企業に多くのメリットをもたらすのです。
- コスト削減：紙の契約書にかかる印刷、郵送、保管コストの大幅な削減ができます。さらに契約書の管理にかかる人件費も抑えることができるのです。
- 業務効率化：電子化により契約プロセス全体が簡素化しスピードアップします。
- セキュリティ向上：電子契約書はアクセス権限の管理や暗号化により高度なセキュリティの確保が可能です。
- 法令遵守の強化：電子契約は署名者の認証や契約の追跡可能性が高く、法的にも有効性が認められています。これにより企業は法令遵守を確実にし、トラブルを未然に防ぐことができるのです。
以上のメリットを考慮すると契約書の電子化は企業にとってのひとつの選択肢ではなく、組織の持続可能性を高めるための必須項目といえるでしょう。
契約書電子化の最新トレンドと市場動向
電子契約サービス市場は急速に拡大しており、その成長は今後も続くとの予測です。
株式会社アイ・ティ・アールによると電子契約サービスの市場規模は2026年には453億円に達すると予測されています。これは2022年の市場規模230億円と比較するとわずか4年で約2倍の市場規模です。
この成長の背景にはコロナ禍によるデジタル化の急速な進展があります。従来の紙ベースの契約プロセスからデジタル化への移行が加速し企業が効率性とコスト削減を追求する中で、電子契約サービスの需要が高まっているのです。
導入率の増加傾向
電子契約の導入率も確実に増加しています。JIDECの『企業IT利活用動向調査2023』によると、電子契約の利用企業は前年の69.7%から73.9%に拡大しました。このように電子契約の普及がすすんでいることが裏付けられているのです。
法規制とガイドラインの整備
契約書電子化の普及を後押しする形で、法規制とガイドラインの整備が進んでいます。
とくに2022年1月に改正された電子帳簿保存法では電子帳簿の保存が義務化されました。また2021年9月に施行されたデジタル改革関連法では電子契約の法的基盤が強化されています。
以上のように契約書電子化市場は急速に拡大しており、法整備の面からもその普及が加速するでしょう。今後もより多くの企業による電子契約の導入が予想されます。
代表的な契約書電子化サービス3選
ここでは代表的な契約書電子化サービス3選をとりあげ、それぞれの特徴を紹介します。
MJS e-ドキュメントCloud
- 企業：株式会社ミロク情報サービス
- サービス：MJS e-ドキュメントCloud
(株)ミロク情報サービス
MJS e-ドキュメントCloud
取引文書や契約書の電子化を実現するクラウドサービス
「MJS e-ドキュメントCloud」は電子帳簿保存法に対応した証憑の電子保管をする「キャビネット」と契約を電子化する「サイン」の二つを提供するクラウドサービスです。
※この製品情報の閲覧には「DXPOオンライン
MJS e-ドキュメントCloudはミロク情報サービスが提供する契約書電子化サービスで、とくに中小企業向けに最適化されています。
このサービスは契約書の電子保存と管理をクラウド上で行うことができるため、物理的な書類の保管場所を必要とせず迅速なアクセスが可能です。また会計ソフトとの連携に強みがあり、契約書データと会計データを一元管理できます。
DocuSign
- 企業：DocuSign
- サービス：DocuSign
- URL：https://www.docusign.com/ja-jp
DocuSignは世界中で広く利用されている電子署名および契約書管理サービスです。高度なセキュリティ機能と国際的な法規制対応に特徴があり多言語対応や多通貨取引にも柔軟に対応できるため、グローバル企業に適しています。
また、APIを活用した他の業務アプリケーションとの連携が容易で、柔軟なカスタマイズが可能です。
クラウドサイン
- 企業：弁護士ドットコム株式会社
- サービス：クラウドサイン
- URL：https://www.cloudsign.jp/
クラウドサインは、主に日本国内の市場に特化した電子契約サービスです。弁護士ドットコムが提供しており、法律面のバックアップをうけての強固に契約を管理できます。
日本国内の法規制に完全対応しており、直感的なインターフェースで導入のハードルが低いのが特徴です。また企業間での契約書の共有や承認プロセスが簡素化されており、多くの日本企業にとって使いやすい設計となっています。
契約書電子化の今後の展望
政府のデジタル化推進政策により電子契約の法的基盤がさらに整備され、より多くの分野で電子契約が標準となっていくことが考えられます。導入の際は自社のニーズや状況を考慮し、適切なサービスを選択することをおすすめします。
