近年、組織や企業のオフィス環境は大きく変化をしています。従来の固定席制度から、座席予約システムとフリーアドレス制度への移行が進んでいます。この変化はハイブリッドワークの浸透からの影響も大きいのですが、効率の良い働き方やコスト削減が実現されると同時に、柔軟性と生産性の向上と、企業にも従業員にも良い影響を与えています。この記事では、座席予約システムとフリーアドレス制度がもたらす効果について詳しく解説します。
座席予約システムとフリーアドレス制度
まずは座席予約システムとフリーアドレス制度について、簡単な解説を行います。
座席予約システム
座席予約システムは、オフィス内の席を予約するシステムです。このシステムはオフィス内の席を効率的に管理するためのものであり、席の予約はWebベースのアプリケーションやモバイルアプリを通じて行います。
このシステムは、従来のような全ての従業員の席があらかじめ決められているのではなく、自由な席で働けるオフィスを目指すためのものです。システムからは、オフィス内の席の利用状況をリアルタイムで把握できるため「出社したけど席がない」という事故を避けることができます。
フリーアドレス制度
フリーアドレス制度は従業員が固定された席に座る必要がない制度で、オフィス内の空いている席で自由に働くことが可能です。他の従業員とのコラボレーションがしやすく、チームワークを促進する効果があります。それぞれの特徴から、座席予約システムとフリーアドレス制度は、セットで導入されることが多いです。
導入の背景と目的
従来、従業員は常に同じ席に座って働くのが普通でした。しかし、企業環境の変化や働き方の多様化に伴い、従来の方法では効率的なオフィス利用が難しくなってきたのです。そこで、多くの企業が以下の目的で、座席予約システムとフリーアドレス制度の導入を検討することが増えました。
- 従業員の柔軟なオフィス利用を可能に
- オフィススペースの最適利用と空き席の最小化を実現
- コスト削減
従業員の柔軟なオフィス利用を可能に
座席予約システムとフリーアドレス制度の導入は、従業員たちの柔軟なオフィス利用を可能にします。従業員たちは自分の作業スタイルやニーズに合わせて必要な日にオフィスに出勤し、自分の好きな場所で仕事ができるため、効率と生産性が向上し、ワークライフバランスも改善されます。ハイブリッドワークを導入しやすくなるのも大きなポイントのひとつです。
ハイブリッドワークの影響
ハイブリッドワークとは、常にオフィスに出勤するのではなく自宅やカフェ、コワーキングスペースなどでも働ける労働スタイルです。2010年代の後半から普及が始まり、2020年のコロナ騒動の際には、多くの企業での必要性が一気に高まりました。仕事とプライベートのバランスをとりやすく効率的な働き方が実現できるため、コロナが治まった後も多くの企業に採用されています。
座席予約システムとフリーアドレス制度は、ハイブリッドワーク環境との関係も深いのが特徴のひとつです。ハイブリッドワークでは従業員がオフィスとリモートの両方で働くため、オフィスの利用頻度や従業員の出勤パターンが異なる場合が多いでしょう。その際に、座席予約システムとフリーアドレス制度を導入することで、従業員がオフィスに出勤する際に席を確保しやすくなります。
オフィススペースの最適利用と空き席の最小化を実現
座席予約システムとフリーアドレス制度の導入は、オフィススペースの最適利用と空き席の最小化を実現します。利用されている席がリアルタイムで明確になるため、無駄なスペースの浪費や空き席の発生を防ぎ、オフィス全体の効率が向上します。
コスト削減の実現
座席予約システムとフリーアドレス制度を導入することで、効率化だけではなくコスト削減を叶えることもできます。たとえば、座席予約システムとフリーアドレス制度を導入によってハイブリッドワークを促進させれば、現在よりも小さなオフィスで済むかもしれません。この場合、テナント料金を大幅に下げることも可能です。
また、オフィス自体はそのままでも、ワーキングスペースを縮小させれば、ワーキングスペース以外の場所をオフィスに新たに作ったり、広げたりすることもできます。このように座席予約システムとフリーアドレス制度の導入によって、ワーキングスペースの縮小が現実的に可能となるのです。
座席予約システムとフリーアドレス制度：導入までの流れ
座席予約システムとフリーアドレス制度を導入する際の一般的な流れは以下の通りです。
- 目的とニーズの明確化：現在のオフィスのスペース利用状況や課題を把握し、導入の目的や必要性を明確にします。
- ソリューションの検討：座席予約システムやフリーアドレス制度に関するさまざまなソリューションを調査します。
- 予算の確認：導入に必要な予算を確認し、必要に応じて経営陣や財務部門と調整します。
- ソリューションの選定：導入候補に挙がった複数のソリューションを比較し、実際に導入するソリューションを決めます。この際、無料トライアルが可能なら積極的に利用しましょう。
- プロジェクトチームの構築：導入プロジェクトの責任者やチームメンバーを選定し、役割や責任を明確にします。
- テスト環境の構築：導入前にシステムや制度のテスト環境を構築し、実際の運用に向けて検証を行います。その際、従業員たちからのフィードバックの収集を忘れないようにしてください。
- トレーニング：従業員たちに新しいシステムや制度のトレーニングを実施します。
- フル稼働への移行：テスト環境に問題がなければ、本番環境への移行を実施して運用を開始します。
- モニタリングと改善：導入後は定期的にシステムや制度のモニタリングを行い、問題点や改善点を把握します。必要であればその都度、改善していきましょう。
座席予約システムとフリーアドレス制度導入のためのサービス
ここまでの流れを踏まえて、座席予約システムとフリーアドレス制度をスムーズに導入するためのサービスを紹介します。これから導入を検討している方は、以下のサービスを検討してみてください。
※これらの製品情報の閲覧には「DXPOオンライン会員登録」が必要です。
(株)日本オープンシステムズ
フリーアドレス座席予約システムOFFTICKET
フリーアドレス・テレワーク、あらゆる働き方の変化をサポート！
なんと初期費用0円！「OFFTICKET」はフリーアドレスとテレワークを実際に導入した企業から生まれた座席予約システムです。座席レイアウトから直感的に誰でも座席予約が可能です。
(株)アスマーク
在席管理・フリーアドレス管理ツール「せきなび」
誰が、どこで、何をしているか、ひと目で分かる！
相手の状況が分かるから、連絡が取りやすく、顔写真付きのプロフィールで心理的安全性が高い環境を作ります。テレワーク、座席管理、フリーアドレス等様々なシチュエーションで活用できます。
まとめ：時代や環境の変化に対応した働き方を
座席予約システムとフリーアドレス制度を導入することで、企業は効率化とコスト削減を実現し、従業員の柔軟性と生産性を向上させることができます。また、これまでハイブリッドワークを導入させらなかった企業も、導入しやすくなるでしょう。どの企業においてもベストな働き方は、常時変化し続けてています。時代や環境の変化に対応していくためにも、自社に座席予約システムやフリーアドレス制度、ハイブリッドワークが必要かどうか、今一度確認してみてください。この記事が、そのきっかけになれば幸いです。
なお、座席予約システムやフリーアドレス制度の導入のために稟議書が必要な場合は、以下の記事を参考にしてください。
