近年、あらゆる業界がDX(デジタルトランスフォーメーション）の波に乗って急速に変化しています。小売業界やフードサービス業界などの店舗運営も例外ではありません。これらのような店舗型ビジネスでは、シフト管理システムの活用にも注目が集まっていることでしょう。この記事では、店舗型ビジネスでシフト管理システムを積極的に活用すべき5つの理由を紹介します。
シフト管理システムとは
シフト管理システムは、企業や組織が従業員のシフト（勤務時間や勤務日）を管理するためのソフトウェアやツールのことです。従業員の勤務時間や休暇、シフトの調整など、人事部門や管理者が行うシフト管理業務を効率化し、正確に実施するために利用されます。一般的なシフト管理システムには以下のような機能が備わっています：
- スケジュール作成：従業員の勤務スケジュールを作成する機能です。勤務時間や勤務日、休暇、休憩時間などを記入します。
- シフト調整：需要や従業員の都合に応じて、シフトの調整や変更を行う機能です。
- 従業員の自己申告：従業員が自身のシフトを希望する機能です。
- 勤怠管理：従業員の出勤や退勤時間を記録し、勤怠管理を行う機能です。
- 通知機能：シフトの変更や重要なお知らせを従業員や管理者に通知する機能です。コミュニケーションを円滑にし、ミスや誤解を防ぐ効果があります。
シフト管理システムと勤怠管理アプリの違い
シフト管理システムと勤怠管理アプリは、どちらも労務管理において重要なツールですが、目的と機能には明確な違いがあります。
シフト管理システム
シフト管理システムは、主に従業員の勤務スケジュールを効率的に管理するためのツールです。シフト管理システムの代表的な機能は以下のとおりです。
- シフト作成：効率的にシフトを作成し、全体の労働時間を管理。
- シフト調整：突発的な欠勤や希望シフトの変更に柔軟に対応。
- 通知機能：シフトの変更や重要な情報を従業員に通知。
- 休暇管理: 休暇申請の受付と管理。
勤怠管理アプリ
一方、勤怠管理アプリは従業員の出勤・退勤時刻や労働時間の記録、残業時間の計算、休暇や遅刻・早退の管理を目的としたツールです。勤怠管理アプリの主な機能は以下のとおりです。
- 打刻機能: 出勤・退勤、休憩の開始・終了を簡単に記録。
- 労働時間の集計: 労働時間、残業時間、休暇取得の自動集計。
- 法令遵守: 労働基準法に基づく労働時間の管理と報告書の作成。
- リアルタイム管理: 従業員の勤怠状況をリアルタイムで把握。
両者の違い
両者の主な違いは、管理対象の範囲と目的です。シフト管理システムは勤務スケジュールの計画と管理に重点を置いており、労働時間の最適化を図ることが目的です。
一方、勤怠管理アプリは、実際の労働時間の記録と法令遵守に焦点を当てています。シフト管理システムが労働計画を立てるのに対し、勤怠管理アプリは実際の労働状況を正確に記録・管理します。
勤怠管理アプリに興味がある方は以下の記事をご覧ください。
シフト管理システムを活用するべき5つの理由
では、シフト管理システムを活用するべき5つの理由を紹介しましょう。この記事では以下の5つのメリットを詳しく解説します。
- 効率的なスケジューリング
- 労働コストの最適化
- リアルタイムな情報共有
- 従業員の満足度向上
- データ分析と改善の促進
シフト管理システムの活用メリット1：効率的なスケジューリング
シフト管理システムを導入することで、従業員のスケジュール作成が劇的に簡素化されます。自動化されたシステムが従業員の希望シフトや過去の勤務実績などを考慮して、最適なスケジュールを提案してくれます。シフト管理システムを導入すれば、管理者の負担が大幅に軽減されるでしょう。
シフト管理システムの活用メリット2：労働コストの最適化
従業員のシフトを効率的に管理し、必要な人員を適切に配置することが可能です。需要予測や従業員の能力を考慮したスケジュール作成が可能なため、過剰な人員配置やシフト不足による追加労働費用を削減し、無駄な人件費の発生を抑えることができます。
また、シフト管理システムを活用することで、人件費だけでなく他のコストも削減することが可能です。従業員のシフトを適切に管理することで、残業代や採用コストなどの間接的な費用を削減することができます。さらに、労働コストの削減は企業の利益率向上にもつながります。
シフト管理システムの活用メリット3：リアルタイムな情報共有
シフト管理システムは、従業員や管理者がリアルタイムでスケジュールや勤務関連の情報を共有できるプラットフォームを提供します。変更があった場合も、関係者に即座に通知されるため、これまで存在していたコミュニケーション不足からの伝達ミスを大幅に減らすことが可能です。
また、従業員や管理者がリアルタイムで情報を共有することで、業務効率も向上します。たとえば、急なシフト変更や休暇申請などがあった場合でも、関係者がすぐにその情報を把握できるため、迅速な対応が可能となるからです。意思疎通が円滑に行われ、業務に関する誤解やミスを防ぐことができれば、チーム全体の協力や連携が強化され、業務の効率化や品質の向上にも繋がります。
シフト管理システムの活用メリット4：従業員の満足度向上
システムが提供する自己申告シフトや柔軟な勤務時間の設定などは、従業員が自身のシフトを管理する手段として役立ちます。この機能により、従業員は自分のライフスタイルや生活に合わせてシフトを調整しやすくなります。その結果、ワークライフバランスの確保がしやすくなり、従業員の満足度が向上します。
従業員の満足度向上は、離職率の低下にもつながります。自己申告シフトや柔軟な勤務時間の提供により、従業員は働きやすい環境を享受できるため、離職や転職の意欲が低下します。企業側では人材の定着率を高めることができるので、労働力の安定化や人材確保につながります。
シフト管理システムの活用メリット5：データ分析と改善の促進
勤務時間や従業員のパフォーマンスなどのデータを収集し、その情報を分析することで過去の運営データをもとに効率的な改善策を見つけ出すことができます。
従業員の効率的な配置やシフトの最適化など、運営の改善点が明らかになるでしょう。たとえば、特定の時間帯や曜日に需要が高まる傾向がある場合、それに応じたシフトの調整や従業員の配置を行うことが可能です。
シフト管理システムを利用する際の注意点
シフト管理システムを利用する際には、以下の点に注意してください。
- セキュリティとプライバシー保護：従業員の個人情報やシフト情報などのデータは機密性が高いため、システムのセキュリティ対策やプライバシー保護が確保されているかを確認する必要があります。
- 適切なトレーニングとサポート：システムを適切に活用するためには、従業員たちに対するトレーニングやサポートが必要です。彼らも実際にシステムを使用するのですから、操作方法やトラブルシューティングなどに関する教育を提供しなくてはなりません。
- 柔軟性とカスタマイズ性：店舗の特性や業態に合わせたカスタマイズができるかどうかの確認が必要です。たとえば、複数の店舗で同じシステムを使用する際には、たとえ異なる規模であっても同じように対応できる機能が備わっているほうが望ましいでしょう。
- コストと利用料金：シフト管理システムの導入にはコストがかかる場合もあります。利用料金や導入費用、月額費用などを含めた総費用を評価し、予算内で適切なシステムを選択することが重要です。
- システムの互換性と連携性：既存のPOSシステムや会計ソフトウェアなどとの連携が円滑に行えるかどうかを確認します。システム同士がデータを共有しやすければ、より効率的な運営が可能です。
おすすめのシフト管理システム
たくさんのシフト管理システムがリリースされていますが、その中からおすすめのツールを厳選して紹介します。よかったら導入をご検討ください。
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(株)クロスビット
シフト管理DX「らくしふ」
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シフト管理システムの活用：まとめ
シフト管理システムを活用するメリットならびに導入する際の注意点を紹介しました。まだシステムを導入していない店舗の経営者や管理者は、積極的な活用を検討してみてください。この記事で紹介したように、シフト管理システムの活用にはさまざまなメリットがあります。シフト管理システムはDXの一環として、今後の店舗運営に不可欠なツールと言えるでしょう。
なお、新たにシステムを導入する際に稟議書が必要な場合は、以下の記事を参考にしてください。
