テレワークにおける生産性向上のためには、オフィス環境とテレワーク環境の両方に対して、社内の申請・承認・決済などのワークフローをデジタル化し自動化するツールの導入が効果的です。また対面でのコミュニケーションができない状況を補うためのコミュニケーションツールも非常に役立ちます。
この記事の目的はワークフローツールの導入など、テレワークの生産性向上を実現するうえで、知っておくべきポイントを紹介すると共に、ワークフローツールやコミュニケーションツールの事例を紹介します。この記事をテレワーク生産性アップのためのツール導入の検討にお役立てください。
クラウド型ワークフローツールの検討
クラウド型のツールでワークフローを最適化することには、従来の紙ベースのワークフローと比較してさまざまなメリットがあります。
業務効率化
- 場所を選ばないワークフローの実現：クラウド型のワークフローツールではスマートフォンやタブレットなどから、テレワーク環境を含めどこからでもアクセスすることが可能です。
- 承認のスピードアップ：従来は承認者が不在の場合、承認を得るまでに時間がかかることがありました。 しかしクラウド型ワークフローツールを導入すれば、承認者はどこにいても申請を承認することができるようになります。
- 進捗状況の可視化：クラウド型ワークフローツールでは、申請・承認の進捗状況をリアルタイムで確認することが可能です。
コスト削減
- 書類の保管コスト削減：従来は書類の印刷、保管、郵送などに費用がかかっていましたが、クラウド型のワークフローツールではデータが全てデジタル化されるため、物理的な保管が不要となり、保管コストを削減することができます。
- 人件費の削減：従来は書類の印刷、ファイリング、回覧、保管など、多くの手間と時間がかかっていました。クラウド型のワークフローツールを導入すれば、これらの作業を自動化できるため、人件費を削減できます。
内部統制の強化
- 不正処理の防止：クラウド型のワークフローツールでは申請・承認の履歴が全て保存されるため、不正な処理を防止することが可能です。
このようにクラウド型ワークフローツールには多くのメリットがあります。
ワークフローツール導入にあたって知っておくべき5つの導入ポイント
ワークフローをクラウド化するにあたっては、以下の導入ポイントを押さえておくことが重要です。
- 現状のワークフローの把握と課題の明確化：まず、現状のワークフローを把握し、課題を洗い出します。たとえば、どのような帳票が使われているのか、申請フローの構造、管理者はどのような項目を設定しているのか、組織変更があった場合はどのように対応するのか、申請者にとって使い勝手はいいのか、などの確認が必要です。
- 社内ルールの変更：ワークフローのクラウド化にあたっては、社内ルール変更の必要性を検討します。
- システムの使いやすさ：ワークフローツールは多くの従業員が利用するため、シンプルで使いやすいものを選びましょう。
- セキュリティ対策：ワークフローをクラウド化すると社外秘の情報がクラウド上に保管されることになるため、セキュリティ対策が必要です。システムを提供するベンダーのセキュリティ対策をしっかりと確認する必要があります。 また、従業員に対してもセキュリティに関する意識を高めてもらうための教育が必要です。
- デジタル化できない業務への対応：すべての業務をデジタル化できるわけではありません。電子帳簿保存法や電子署名法の改正によって書類の電子化が進められていますが、契約書のように原本の保管が必要な書類も存在します。電子化できない業務をどのように扱うのか、事前に決めておくことが重要です。
これらのポイントを事前にしっかりと検討することで、クラウド化によるメリットを最大限に享受し、業務効率の向上、コスト削減、セキュリティ強化などを実現することができます。
テレワークのためのおすすめツール2選
ここではテレワークの生産性向上に役立つ、おすすめツールを紹介します。
WebNESTEE STAMP
(株)クロスユーアイエス
WebNESTEE STAMP
はんこ押印できるクラウド型ワークフローサービス
まだワークフローツールを導入しておらす、紙で押印申請している企業におすすめのクラウド型ワークフローサービスです。 ワークフローとはんこ押印を本サービスで完結できます。
※これらの製品情報の閲覧には「DXPOオンライン会員登録」が必要です。
株式会社クロスユーアイエスのはんこ押印可能なクラウド型ワークフローサービス「WebNESTEE STAMP」は、小規模から大規模まで対応可能な物理的なハンコ捺印に代わるクラウド型ワークフローサービスです。
Web画面上で操作し、Excel、PDF、画像データを用いて書式作成せずに承認フローを進めることができます。ハンコ画像を登録し見積書や注文書などの書類に印影を押すことができるので、物理的なハンコをなくし、脱ハンコを実現することが可能です。また承認が完了した文書は設定に応じて社内に自動的に公開されるため、誰がいつ申請・承認したのかを簡単に確認できます。
Zoom Phone
(株)イデックスビジネスサービス
Zoom Phone
電話で業務改善！リモートワークを可能にするクラウドフォン
Zoom Phoneは、あらゆる規模のビジネスに向けた機能豊富なクラウドフォンです。場所やデバイスを選ばず、Zoomアプリ1つで、電話・チャット・ビデオ会議まで幅広く対応可能です。
株式会社イデックスビジネスサービスのZoom PhoneはZoomアプリ内から電話をかけることができるクラウド型電話サービスです。このサービスを利用することで電話回線や主装置が不要となりインターネットに接続できる環境であれば、場所を選ばずに電話をかけることができます。
Zoom Phoneはビデオ会議などで広く利用されているZoomアプリに統合されているため、ユーザーは使い慣れたZoomの操作画面から電話機能を利用することができます。インターネットに接続できる環境であれば、オフィスだけでなくテレワーク環境など、場所を問わずに電話をかけることができます。
オフィス環境とテレワーク環境のいずれにおいても生産性を向上させるためには、ワークフローのデジタル化やコミュニケーションを補うツールが役立つでしょう。
導入ポイントを押さえたツール導入の重要性
今日、オフィス環境のみならずテレワーク環境における生産性向上は、経営上の重要な課題となっています。社内ワークフローの現状と課題をしっかりと把握したうえで導入すれば、費用対効果を改善することができるでしょう。
