日々の業務の混乱や非効率な仕事の進め方は現場スタッフを疲弊させ、残業代など労務コストの増加を招きます。これらの問題を解決し生産性を向上するためには、「業務プロセスの可視化」にもとづいた「あるべき業務の設計」の2ステップからなる業務改善が必要です。
この記事では、この2ステップを支援する『業務プロセスの可視化ツール』の機能や推奨ツールの特徴、および推奨選定基準を紹介します。この記事を読んで、ぜひ、効果的な業務改善にお役立てください。
業務プロセスの可視化が生産性向上に必要な理由
業務改善を成功させ業務生産性の向上を実現するためには「業務の可視化」を確実に行うことがカギになります。現状の業務を業務プロセス（業務フロー）とみなし、可視化支援ツールを適用します。これによって現状を的確に把握できると共に、ツールの分析結果を手掛かりに、データに基づいた「あるべき業務の的確な設計」ができるのです。
業務の現状把握とあるべき業務の設計
はじめに現状の業務プロセスを詳細に把握します。業務の全体像の把握から、各部門やその連携のあり方までを理解することがポイントです。次にツールが、どこに遅延や非効率が発生しているかを特定することで「あるべき業務の設計」につなげることができます。
データ駆動型の意思決定
ツールの利用は、データ分析にもとづいた「あるべき業務の設計」を可能にします。感覚や経験に頼ることなく、客観的な判断にもとづいた業務改善が可能になるのです。さらに常時の業務プロセス監視と分析により、異常事態発生時の迅速な対応が実現できます。
継続的な改善
業務改善を一度きりの活動にしてはいけません。継続的かつ持続的な改善がカギとなります。これによって業務を取り巻く状況の変化に迅速かつ柔軟な対応が可能になるでしょう。
可視化の成果を生産性向上に活かす方法
業務プロセスの可視化は単なる現状把握に留まりません。具体的な改善ポイントを特定し適切な改善案を立案することで、組織全体の生産性を大幅に向上することができます。
ボトルネックの解消
業務プロセスのどこに遅延や非効率が発生しているかを明確に特定することができます。これによって遅延の原因を明確に特定し非効率な作業を削除したり、自動化ツールの導入検討に役立てることができるのです。
人員配置の最適化
人員配置を最適化することができます。業務プロセスのどの部分に人員リソースの状況を把握し、過剰な人員を削減したり、不足している部分への追加投入が可能です。
生産性の向上
業務改善により組織全体の生産性が向上します。業務プロセスの効率化により作業時間を短縮できるのです。さらにプロセスの標準化と自動化によって人的ミスを予防でき業務品質が向上します。これら効率的な業務の運用は無駄なコストの削減に貢献できるのです。
3つのツールの特徴比較
実績がある3つの可視化ツールと、その特徴を紹介します。
プロセスマイニング
- 製品名：プロセスマイニング
- ベンダー名：ハートコア(株)
ハートコア(株)
プロセスマイニング
生産性向上に必須！全ては業務プロセス可視化から始まります
プロセスマイニングは、ERPやSCMなどの業務システムやアプリケーションの操作履歴データから業務プロセスを可視化・分析し、業務プロセスの全体像を捉え、問題箇所を特定する分析手法です
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- 正確な業務プロセスの把握：業務プロセスを自動的に抽出し視覚化します。実際の業務プロセスを分析するため正確に業務プロセス把握し、ボトルネックを特定できるのです。
- 継続的な業務改善：継続的な常時のリアルタイム監視により常に業務プロセスを正確に把握し改善を繰り返すことで、最適化された業務フローを維持できます。
- 幅広い適用範囲：製造業、金融業、サービス業など、さまざまな業界で利用可能です。
AssistEdge Discover
- 製品名：AssistEdge Discover
- ベンダー名：(株)HIPUS
(株)HIPUS
AssistEdge Discover
オペレーション業務の"リアルな実態"をデジタル的に可視化
PCに設定したセンサーによりデジタル的に業務プロセスを数値化。業務の非効率性や属人性を評価し、オペレーション業務の標準化・効率化に向けた実現可能な施策を具体的に提案します。
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- 高精度なプロセス分析：機械学習の導入によって業務プロセスの正確な把握と改善点の特定が可能です。
- 優れたカスタマーサポート：導入後のサポートが充実しており、問題解決や最適化の支援を受けることができます。
- 一元的なプロセス管理：複数のプロセスを一元的に監視し、効率的に管理します。
Celonis
- 製品名：Celonis
- ベンダー名：Celonis
- 株式会社URL：https://www.celonis.com/jp/
- 可視化ツールのリーディングカンパニー：Celonisは可視化ツールのリーダー的存在で広範な導入実績を持ちます。
- 広範なデータソースとの連携：多様なデータソースと連携し、包括的な分析が可能です。
- 豊富なトレーニングコース：無料で多様なトレーニングコースを受講できるため、スキルアップが容易です。
業務プロセスの可視化ツールは、それぞれに独自の特徴があります。予算に照らし合わせて、自社のニーズに最も適したツールを選ぶことで期待する生産性向上効果を実現しやすくなるでしょう。
ツールの推奨選定基準
可視化ツールの選定にあたっては自社にとって重要な選定基準を定めることが大切です。ご参考までに、ツールの推奨選定基準を紹介します。
- 導入コスト：初期費用だけでなく、ライセンス費用、運用コスト、保守費用なども含めて総合的に評価する必要があります。
- サポート体制：導入後のサポート体制も重要です。技術的なサポートやトラブルシューティング、アップデート対応など、サポートの質が円滑なツール運用に直結します。
- 機能性と使いやすさ：ツールの機能性と使いやすさは、生産性向上に直結します。直感的に使えることや必要な機能が揃っていることが重要です。
- データ統合性：データを統合し一元管理する能力は業務プロセスの可視化に不可欠です。
- トレーニングと学習リソース：導入後のトレーニングと学習教材の充実度は、ツールの効果的な利用にとって大切です。
これらの選定基準を参考に自社のニーズに最適なツールを選ぶことが重要です。ツールを慎重に比較検討し最適なツールを選定することが投資対効果の最大化に直結します。
可視化ツールでコスト削減と働き方改革を実現する
業務プロセスの可視化ツールを用いての成果があがる業務改善を継続的に行うことが、業務の混乱や過剰労働を予防し、継続的かつ持続的な業務生産性向上につながるのです。可視化ツールの導入検討と可視化ツールを用いた業務改善の計画立案に、是非、この記事をお役立てください。
なお、新たなシステム導入やサービスの利用に関して稟議書が必要な場合は以下の記事を参考にしてください。
