ビジネスの世界では、人との関係構築が不可欠です。その中でも名刺は、従来から重要なビジネスツールの一つとされてきました。しかし、デジタル時代への移り変わりによって、紙の名刺だけでは対応しきれない場面も増え始めました。
そこで登場したのが、オンライン名刺交換であり名刺管理アプリです。本記事では、名刺管理アプリの導入による効果と、オンライン名刺交換が求められる現代のビジネス環境への対応についてご紹介します。
従来の名刺交換が抱えてきた課題
従来のビジネスマン同士の名刺交換には、以下のような課題がありました。
- 大量の名刺の管理
- 名刺の紛失や破損のリスクが高い
- 名刺情報の検索や共有が難しい
大量の名刺の管理
大量の名刺の管理に大変さを感じている方は少なくありません。名刺が増えれば増えるほど、整理が難しく、必要な情報を素早く取り出すことが困難です。
名刺の紛失や破損のリスクが高い
名刺は紙製で繊細なため、環境や取り扱いによっては傷みやすく、大切なビジネスコネクションの情報が失われてしまう可能性があります。
名刺情報の検索や共有が難しい
これまで使用されてきた紙の名刺では情報の検索や共有が難しいという問題を常に抱え続けてきました。また、こまめに名刺を整理している方も、整理の仕方はあくまで手動です。そのため、特定の取引先や連絡先を見つけるのに時間がかかり、情報の把握が迅速でないことが少なくありません。
これらの課題を解決してくれるのが、名刺管理アプリです。名刺管理アプリは、スマートフォンやパソコンで名刺をスキャンしてデータ化することで、名刺の管理を効率化することができます。また、名刺情報の検索や共有も容易に行うことができます。
ビジネスSNSやオンラインイベントの普及
近年では、LinkedInに代表されるようにビジネスSNSの利用が一般的となりました。オンラインイベントも増加傾向にあります。これらの変化により、名刺交換も従来の方法だけではなく、オンライン上で名刺交換をする機会が増えています。ビジネス界の変化により、名刺交換の仕方も大きく変わろうとしているのです。
名刺管理アプリが持つ代表的な機能
名刺交換アプリが持つ代表的な機能は以下のとおりです。
- スマートフォンアプリとの連携
- QRコードの活用
（QRコードは(株)デンソーウェーブの登録商標です） - 名刺の自動認識機能
- 名刺情報の検索・共有機能
スマートフォンアプリとの連携
名刺管理アプリは、スマートフォンアプリとの連携が進んでいます。これにより、オンラインで交換した名刺情報を直接アプリに取り込むことができ、名刺の整理や管理などの手間を大幅に削減できるのです。
QRコードの活用
名刺管理アプリは、相手のQRコードをスキャンすることで手軽にデジタル名刺を収集することができます。瞬時に情報を取り込めるだけではなく、紙で名刺交換をしていた時と違い、相手の名刺を失くしてしまうような事故も防げます。
名刺の自動認識機能
名刺の自動認識機能があれば、手作業で名刺を入力する必要がなく、効率的に名刺をデータ化することができます。
名刺情報の検索・共有機能
名刺情報の検索・共有機能があれば、名刺情報を簡単に検索したり、社内や外部と共有したりすることができます。また、相手の情報が変わった時も、情報の上書きがスムーズです。
名刺交換アプリを利用するメリット
名刺管理アプリの導入には、以下のメリットがあります。
- 情報の一元管理
- リアルタイムな情報更新
- デジタル化によるエコ効果
情報の一元管理
名刺管理アプリの利用により、収集した名刺の情報を一元管理することが可能です。繁雑な情報の中から必要なデータを簡単に検索でき、ビジネスプロセスの迅速化が期待できます。
リアルタイムな情報更新
名刺管理アプリはリアルタイムで情報を更新できるため、相手の連絡先や職務が変更された場合にも迅速に対応できます。これにより、常に最新の情報を手に入れることが可能です。
デジタル化によるエコ効果
紙の名刺を使用することで生じる環境への負荷を軽減し、エコ効果を享受できます。また、デジタル形式の名刺は継続的な利用が可能で、長期的な環境への貢献が期待できます。
名刺交換アプリを利用するデメリット
一方、名刺交換アプリの利用にはデメリットもあります。主に以下のようなデメリットが考えられます。
- プライバシーの懸念
- 相手に冷たい印象を与えてしまう可能性がある
- 相手側でも利用していないと効果が薄い
プライバシーの懸念
個人情報がオンライン上で取り扱われるため、セキュリティリスクが存在し、情報漏洩の可能性がゼロではありません。
相手に冷たい印象を与えてしまう可能性がある
従来の名刺交換はビジネスにおける人間関係構築の一環です。そのため、アプリを介した交流が対面でのコミュニケーションよりも冷たい印象を与えてしまう可能性は否定できません。
相手側でも利用していないと効果が薄い
名刺交換アプリは双方での利用により、はじめて効果を発揮します。どちらか一方が名刺交換アプリを利用していない場合、もう片方がアプリによる名刺交換を行いたくても行えないことがあります。逆に言えば、先方が名刺交換アプリを使いたい場合は、合わせて導入する必要があるかもしれません。
名刺交換アプリを導入する際の注意点
- 自社のニーズに合った機能を備えているか確認
- セキュリティ面の確認
- 無料トライアルの利用
- 従業員へのトレーニング
自社のニーズに合った機能を備えているか確認
自社のニーズに合った機能を持つアプリなのかを確認することが重要です。必要な情報共有や連絡先管理機能が備わっているかを確認し、業務プロセスにスムーズに統合できるか検討します。
セキュリティ面の確認
個人情報やビジネスデータの保護が不可欠なため、アプリが適切なセキュリティ対策を講じていることを確認し、情報漏洩のリスクを最小限に抑えます。
無料トライアルの利用
名刺交換アプリの中には無料トライアルを利用できるものもあります。実際の運用前に無料トライアルを活用すれば、アプリの使い勝手や機能を実際に把握することが可能です。
従業員へのトレーニング
新しいツールを効果的に活用するためには、従業員に対しての適切なトレーニングも重要です。使い方やポリシーに関する明確なガイドラインを整備しましょう。とくに従来の名刺交換に慣れ親しんでいる従業員には、名刺交換アプリを使うメリットを説明する必要があるかもしれません。
おすすめの名刺交換アプリ
当記事でおすすめする名刺交換アプリを紹介します。
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まとめ：ビジネス界の変化に合わせた対応を
ビジネス界は日毎に変化を遂げています。従来の方法にいつまでも頼るのではなく、常に効率的な手段が求められています。名刺交換に関してもその動きがあり、既に多くの企業や組織に利用されています。そのため、取引先の動きに合わせる意味でも名刺管理アプリの導入は前向きに検討するべきでしょう。
仮に周囲の取引先に名刺管理アプリが導入されていなくても、自社の効率化のための導入には大きなメリットがあります。自社のニーズに合った名刺管理アプリの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
