ナレッジ共有ツールとは、企業や組織内で蓄積した知識や経験、ノウハウなどの有益な情報を効率的に共有・管理するためのツールです。
ナレッジ共有ツールを導入することにより、社内に分散したナレッジを一元管理し、検索可能な状態にすることができます。業務が効率向上し属人化を予防できるなど、多くのメリットがあります。
この記事ではナレッジ共有ツールの導入方法やおすすめツールを紹介します。
ナレッジ共有ツールとそのメリット
ナレッジ共有ツールを導入することで、以下のメリットがあります。
- 生産性と効率性の向上：必要な情報の検索や参照が容易になることで、業務生産性を向上させることが可能です。また重複作業を減らすことで、時間とコストを節約することができます。
- コラボレーションの促進：部門間や従業員間のコミュニケーションが活性化し、アイデアや知見の共有を促進させることで、組織の創造性を活性化させることができます。
- 意思決定の質の向上：必要な情報を素早く参照し、組織全体の知識を活用することで、より良い意思決定につながります。
- 組織知の蓄積と継承：個人の持つ暗黙知を形式知化し、組織の資産として蓄積することで、たとえばベテラン社員の退職による知識流出を防ぐことが可能です。
- 従業員満足度の向上：知識共有に貢献することで、従業員の満足度や帰属意識が高まったり、学習機会が増えることで従業員のスキル向上につなげたりすることができます。
- 顧客満足度の向上：顧客対応に必要な情報が迅速に取得できることで、一貫性のある対応が可能になり、顧客満足度の向上が可能です。
以上のように、ナレッジ共有ツールを導入することで、組織全体の生産性向上や創造性の発揮、従業員の能力開発など、多くのメリットを得ることができます。
ただし得られるメリットを最大化するためには、組織文化や業務プロセスの変革が必要です。
ナレッジ共有ツールの導入手順
ここではナレッジ共有ツールの導入手順を解説します。
- 目的と方針の明確化
- 適切なツールの選択
- 知識の棚卸し
- ツールの導入と設定
- ナレッジ共有文化の醸成
- トレーニングとサポート
- コンテンツの作成と管理
- 評価と改善
ナレッジ共有ツールの導入手順1：目的と方針の明確化
はじめに組織の状況やニーズを考慮してのナレッジ共有の目的設定が必要です。
ナレッジ共有ツールの導入手順2：適切なツールの選択
以下の選択基準から組織のニーズに合ったツールを選びます。
- コスト
- 使いやすさ
- スケーラビリティ
- 他システムとの統合性
ナレッジ共有ツールの導入手順3：知識の棚卸し
既存のナレッジ資産を特定し、分類したうえで、共有すべき知識の種類を明確にすることが必要です。
ナレッジ共有ツールの導入手順4：ツールの導入と設定
選択したツールを段階的に導入し、また必要に応じてユーザーインターフェースや機能をカスタマイズします。
ナレッジ共有ツールの導入手順５：ナレッジ共有文化の醸成
経営陣のサポートを得たうえで、ナレッジ共有の利点を従業員に説明したうえで、ナレッジ共有活動を評価・報酬の対象にすることが必要です。
ナレッジ共有ツールの導入手順6：トレーニングとサポート
ツールの使用方法について従業員を教育し、ヘルプデスクやマニュアルを用意します。
ナレッジ共有ツールの導入手順7：コンテンツの作成と管理
質の高いコンテンツを継続的に作成・更新したうえで、コンテンツの分類や検索機能の整備が必要です。
ナレッジ共有ツールの導入手順8：評価と改善
利用状況や効果を定期的に測定し、フィードバックを収集したうえで、システムを継続的に改善します。
ナレッジ共有ツールの導入は単なるツールの導入ではなく、組織文化の変革を伴う取り組みです。経営陣のサポートを得ながら、継続的に進めていくことが成功の鍵となります。
おすすめナレッジ共有ツール2選
ここではナレッジ共有ツールのおすすめを紹介します。
Notion
- 企業名：Notion Labs Inc.
- 製品名：Notion
- URL：https://www.notion.so/ja
Notionの特徴
とても人気があるNotionは、多機能で柔軟性の高いオールインワンのワークスペースツールです。
すべての機能を使いこなそうと思うと習得に時間がかかるという意見が聞かれますが、適切に活用できれば個人からチームまで幅広い用途で生産性向上に貢献できるツールです。以下に主な特徴を紹介します。
- 無料プランでもほとんどすべての機能が利用可能
- 社内やリモート環境においても情報の一元管理が可能で、業務効率化につながる
- 高いカスタマイズ性により、ニーズに合わせた環境構築が可能
- 豊富なテンプレートにより、素早くページ作成が可能
- クラウドベースで同期されるため、どこからでもアクセス可能
- マークダウン記法に対応し、効率的な記述が可能
- 他のサービスとのデータ連携・インポートが容易
ふれあいコンシェルジュ
北日本コンピューターサービス(株)
AI搭載FAQシステム ふれあいコンシェルジュ
問い合わせ対応負担を軽減！シンプル・カンタンFAQシステム
「同じような問い合わせが何度も来る…」「問い合わせが多くて他の作業が進まない…」こんなお悩みはありませんか？よくある質問はAIにまかせて、社内問い合わせを削減しましょう！
※これらの製品情報の閲覧には「DXPOオンライン会員登録」が必要です。
「ふれあいコンシェルジュ」はFAQや問い合わせ管理のためのツールです。FAQツールとは「よくある質問(FAQ: Frequently Asked Questions)」とその回答を作成・管理・公開するためのツールであり、広義のナレッジ共有ツールに分類されます。
ふれあいコンシェルジュ：主な特徴
ふれあいコンシェルジュはAIを搭載しており、組織内での情報共有をスムーズにしたり、従業員や顧客の質問に対し迅速かつ正確に回答したりすることで、問い合わせ対応業務の負担軽減が可能です。以下に主な特徴を紹介します。
- 自然言語処理AI搭載：検索ワードとFAQが完全に一致しなくても、近いと思われる順でランキング形式での回答が可能です。また利用者の検索ニーズを分析しFAQニーズを掘り下げることで、使えば使うほど精度が向上します。
- 社内・社外両対応：アクセス制御の設定により社内向けFAQと顧客向けFAQの使い分けが可能です。
- FAQ作成支援：過去の顧客対応履歴から類似FAQを抽出し、管理画面からは解決できなかった検索ワードを元に、新しいFAQデータを簡単に作成できます。またChatGPTを活用することで、任意のファイルやテキストデータからFAQの素案の自動生成が可能です。
- 分析機能：ダッシュボードで利用者数、解決評価、未解決の質問、検索ワードなどを視覚的に確認できます。
まとめ：業務効率化と顧客満足度向上に役立つナレッジ共有ツール
ナレッジ共有ツールは、企業の業務効率化や顧客満足度向上に大きく役立つツールです。しかしその導入にあたっては単なるツール導入の観点からだけなく、組織文化や業務プロセス変革の取り組みとして継続的にすすめることが必要となります。
自社の状況や抱える課題を見据えたナレッジ共有ツールの導入によって、経営改善の効果を発揮することができることでしょう。
