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この記事では、「すぐにできる業務効率化」として請求書・見積書のテンプレートを無料でダウンロードし、業務効率化を実現することができる記事となっています。請求書や見積書作成の際の時間短縮に是非ご活用ください。
請求書の作り方
請求書を作成する際、法律的に必須とされる項目は、2023年10月1日に施行されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）に基づいて定められています。以下がその必須項目です。
インボイス制度における適格請求書の必須記載項目
- 取引年月日：請求書の発行日や取引が行われた日を明記する必要があります。
- 取引内容：提供した商品やサービスの詳細（具体的な内容がわかる記載）。
- 取引金額（税率ごとの消費税額または税率ごとの税込金額）：税率ごとの合計金額と、その消費税額を明記。複数の税率がある場合（標準税率10%、軽減税率8%など）はそれぞれ区分して記載。
- 発行者の情報：請求書を発行した事業者の氏名または名称と住所。
- 適格請求書発行事業者番号：発行事業者に付与される登録番号（T＋13桁の番号）。
- 宛先情報（相手先の氏名または名称）：取引先企業名や個人名を記載する。
その他の記載が望ましい項目
以下は法律上必須ではありませんが、業務上の慣例として記載されることが多い項目です。
- 請求書番号: 管理上の利便性のため。
- 支払期限: 支払いの期日を明確にするため。
- 振込先情報: 支払いをスムーズに受けるため。
これらを踏まえ、法的に最低限の要件を満たした請求書を作成することが求められます。
請求書を作る際の注意点
- 支払条件の明示：支払い方法や支払期限や振込先情報、振込手数料の負担者など、支払いに関する条件を明確に記載します。取引先がスムーズに支払いを行えるよう配慮するという意味です。
- 適切なフォーマットの使用：自社のブランドイメージや取引先の要望に合わせて、見やすく統一感のあるフォーマットを使用します。また、電子データでの送付が増えているため、PDF形式など編集不可の形式で送付することが望ましいです。
- 法令遵守と保管：請求書は税務上の重要な書類であり、所得税法や法人税法に基づき、決算期の単位で原則7年間の保管が義務付けられています。また、消費税の課税事業者の場合、消費税法に基づき9年間の保存が必要です。適切な方法で保管し、必要に応じて迅速に提出できるよう管理します。
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見積書の作り方
見積書の場合、請求書や契約書のように明確な法的必須項目が定められているわけではありません。見積書は取引を進めるための提案書に過ぎないため、法律的な必須項目はありません。ただし、取引における紛争防止や信頼性確保のために、以下の項目を含めることが実務上求められます。
実務上、最低限含めるべき重要項目
- 発行日：見積書を作成した日を記載します。これにより有効期限や内容のタイミングが明確になります。
- 宛先情報：見積書の受取人（企業名、部署名、担当者名など）。これが記載されていないと、誰に対する見積か特定できません。
- 商品・サービスの詳細：提供する商品やサービスの名称、型番、仕様など具体的な内容。これが記載されていないと内容が不明瞭でトラブルの元になります。
- 金額（単価、数量を含む）：各商品の単価、数量、金額の明細と合計金額。透明性を保つために必要です。
- 見積有効期限：見積内容が有効である期間を明記。取引条件の変動を防ぐためです。
補足
「法律的に必須」という観点では厳密な規定はないものの、これらの項目が不足していると取引の相手先が混乱したり、紛争のリスクが増える可能性があります。とくに契約締結時に見積書が証拠資料となる場合があるため、上記項目を含めることが一般的な実務での最低限の要件です。
また、見積書は将来の取引やトラブル防止のため、適切に保存します。法的な保存義務は明確に定められていない場合もありますが、取引関連書類として法人は原則7年間の保存が推奨されます。
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請求書・見積書のテンプレート：まとめ
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