紙の請求書、まだ使い続けていますか？
法改正や働き方の変化により、経理業務の電子化が急速に進んでいます。とはいえ、「何から始めればいいのか分からない」という声があるのも現状です。
紙からデジタルへ。経理の未来を見据えた第一歩を、一緒に考えてみましょう。
請求書電子化とは
請求書電子化とは、紙でやり取りしていた請求書を、PDFやクラウド上のデータとして発行・受領・保存することです。
単に紙をスキャンして保存するだけでなく、最初から電子的にやり取りすることで、郵送の手間や保管スペースが不要になります。業務のスピードと正確性が向上し、経理担当者の負担も軽減されます。
特に注目すべきは、2022年の電子帳簿保存法の改正です。この改正により、電子取引のデータは電子的に保存することが義務化されました。紙での保存では、法令に対応できなくなる可能性があります。
つまり、請求書の電子化は「やった方がいい」ではなく、「やらなければならない」対応です。今後の経理業務のスタンダードになると考えてよいでしょう。
なぜ今、電子化が求められているのか
電子化が求められる背景には、次のような要因があります。
- 法制度の変化（電子帳簿保存法、インボイス制度）
- テレワークの普及による業務フローの見直し
- 企業間取引のスピード化と信頼性の向上
- コスト削減と業務効率化への期待
紙の請求書は、出社しないと処理できないという制約があり、現代の働き方にはそぐわなくなっています。
また、インボイス制度では、正確な取引記録の保存が求められ、電子化による一元管理が有効です。
**ただし、すべての企業がすぐに電子化できるわけではありません。**業種や取引先の事情によっては、紙の請求書が必要なケースも残っています。
このように、電子化は「全社一斉」ではなく、「段階的な対応」が現実的です。
電子化に向けて企業が準備すべきこと
電子化を進めるには、まず社内の業務フローを見直すことが重要です。
請求書の発行・受領・保存の流れを整理し、どこに紙が使われているかを把握しましょう。その上で、電子帳簿保存法に対応したシステムやクラウドサービスの導入を検討します。
導入時に確認すべき主なポイントは以下の通りです。
| 検討項目 | 内容例 |
|---|---|
| 対応システム | 電子帳簿保存法対応、インボイス制度対応 |
| 保存形式 | PDF、クラウド、タイムスタンプ付きデータ |
| 社内教育の必要性 | 経理部門だけでなく、営業・総務との連携 |
| 導入コストと運用負担 | 初期費用、月額利用料、サポート体制 |
最近では、低価格で導入できるサービスも増えており、中小企業でも対応しやすくなっています。
段階的な導入やトライアル運用を通じて、無理なく電子化を進めることが成功の鍵です。
電子化のメリットと注意点
電子化のメリットは多岐にわたります。
まず、業務のスピードが格段に上がります。紙の管理や郵送の手間がなくなり、検索や集計も簡単になります。保管スペースの削減や、災害時のリスク軽減にもつながります。
さらに、セキュリティ面でも安心です。アクセス権限の設定やバックアップ機能により、情報漏洩のリスクを減らすことができます。
電子化によって得られる主なメリットは以下の通りです。
- 業務効率の向上
- コスト削減（印刷・郵送・保管費用）
- 法令対応の簡略化
- データ活用による経営判断の精度向上
- テレワーク対応の強化
一方で、注意点もあります。
法令遵守のための要件確認や、システム導入コスト、社内教育などの準備が必要です。特に初期段階では、慣れない操作や不安もあるかもしれません。
だからこそ、信頼できるパートナーやサービスを選ぶことが重要です。導入後のサポート体制も含めて、慎重に選定しましょう。
まとめ
紙の請求書は、もはや過去のものになりつつあります。
法改正や働き方の変化に対応するため、電子化は避けて通れない道です。まずは社内の現状と課題を把握し、小さな一歩から始めることが大切なのです。