問題の経緯や原因、対応策を明確に伝えるために欠かせないのが「顛末書」です。
しかし、「どう書けばいいのか分からない」「形式が分からず不安」という声も少なくありません。
この記事では、顛末書の基本的な役割や書き方のポイントをわかりやすく解説し、すぐに使えるテンプレートや具体例もご紹介します。さらに、始末書との違いについても詳しく解説しているので、正しく使い分けたい方にもおすすめです。
顛末書とは？その必要性と役割
顛末書は、業務上の問題やトラブルが発生した際に、その経緯・原因・対応策を報告する文書です。主に以下のような目的で作成されます：
- 事実関係の整理と共有
- 再発防止策の明確化
- 組織内の透明性の確保
- 処分や指導の判断材料
顛末書と始末書の違いとは？
混同されがちな「顛末書」と「始末書」ですが、目的と内容に明確な違いがあります。
| 項目 | 顛末書 | 始末書 |
|---|---|---|
| 主な目的 | 事実の報告 | 反省と謝罪 |
| 書く人 | 当事者または関係者 | 原則として当事者本人 |
| 内容 | 経緯・原因・対応策・再発防止策 | ミスの認識・反省・謝罪・再発防止策 |
| 提出のタイミング | トラブル発生後、事実確認のため | 顛末書提出後、処分や指導の一環として求められることが多い |
顛末書が必要になる主なケース
- 業務ミスや納期遅延が発生したとき
- 顧客対応でトラブルが起きたとき
- 社内での不正や事故が発覚したとき
- 上司や管理部門から報告を求められたとき
顛末書の基本構成と書き方
顛末書は以下のような構成で作成します。
- 表題：「○○に関する顛末書」など
- 宛先：上司や関係部署
- 作成者情報：氏名、所属、日付
- 発生日時・場所
- 事実経過の詳細（時系列で）
- 原因の分析
- 対応・処置内容
- 再発防止策
- 謝罪の言葉（必要に応じて）
書くときに押さえておきたい3つのポイント
- 事実を正確に記録する：曖昧な表現は避け、時系列で整理
- 主観を排除する：感情的な表現や推測は控える
- 再発防止策を具体的に：実行可能な内容を提示する
すぐに使える顛末書テンプレート
下記より顛末書のテンプレートをダウンロードすることができます。
まとめ
このように、顛末書は、業務上のトラブルやミスが発生した際に、その経緯・原因・対応策を正確に報告するための文書です。
始末書と混同されがちですが、顛末書は「事実の報告」、始末書は「反省と謝罪」が主な目的であり、役割が異なります。
正しく顛末書を作成することで、組織内の信頼を保ち、再発防止にもつながります。
この記事で紹介したテンプレートや書き方のポイントを活用すれば、誰でもミスなく、説得力のある顛末書を作成できるはずです。
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