企業のIT環境をより効果的に管理し、チーム内のコラボレーションを強化するためのツールとして、グループウェアが多くの企業や組織で利用されています。ただし、グループウェアには種類も多く、無料のものと有料のものがあるため、選定が難しいケースも少なくありません。
当記事ではグループウェアを利用するメリットや、無料のものと有料のものの違いをわかりやすく紹介します。これからグループウェアを導入しようと検討している方は、是非ご参考になさってください。
グループウェアとは
グループウェアとは、企業や組織内でのコミュニケーションや情報共有を円滑にするためのソフトウェアです。代表的な機能には以下のものがあります。
- メール
- スケジュール管理
- カレンダーの共有
- タスク管理
- ワークフロー管理
- ファイル共有
- コミュニケーション機能
グループウェアを導入した時の効果
これらの機能を持つグループウェアを導入することで以下の効果が期待できます。
- コミュニケーションの円滑化
- 情報共有の効率化
- 業務の効率化
- コスト削減
無料グループウェアのメリット
グループウェアには無料のものと有料のものがあり、共にメリットとデメリットが存在します。それぞれのメリットならびデメリットを把握した上でどのグループウェアを使うのか決めましょう。無料のグループウェアには以下のようなメリットがあります。
- コストの負担がない
- 基本機能が利用可能
- 導入が容易
コストの負担がない
無料のグループウェアには当然ながら初期費用や利用料金がかかりません。コストの負担がないことは、小規模な企業や予算の限られた組織には、非常に大きなメリットとなります。
基本機能が利用可能
グループウェアの多くが、たとえ無料であっても業務やコミュニケーションに必要な機能を兼ね備えています。もちろん利用方法によっては、無料のグループウェアでは足らないケースもあるでしょう。しかし、使い方によっては無料のもので十分である可能性もあります。
導入や運用が容易
一般的に無料のグループウェアは機能がシンプルです。そのため、導入や運用が簡単なだけではなく、利用する側も直感的な操作が可能なため、すぐに使いこなせるようになります。機能が少なくシンプルだからこそ、即戦力として迅速に活用できるのです。
無料グループウェアのデメリット
続いて、無料のグループウェアのデメリットです。
- 機能に制限がある
- サポート体制に不安がある
- セキュリティ面での不安
機能に制限がある
無料のグループウェアの多くは、使用できる機能に制限があります。また、使えるデータ量に制限が設けられていることも多いです。そのため、大規模な組織での利用や複雑な業務を必要とする際には、スペック的に不十分かもしれません。
サポート体制に不安がある
無料のグループウェアの多くはサポート体制が弱いです。そのため、トラブルが発生した際に対応が遅れる可能性があります。
セキュリティ面での不安
同じように、セキュリティ面の不安も無料のグループウェアにはあります。企業や組織で無料のグループウェアを使用する際には、自分達でセキュリティ対策を行う必要があります。
有料グループウェアのメリット
一方、有料のグループウェアには以下のようなメリットがあります。
- 機能面が充実している
- カスタマイズが可能
- サポート体制が充実している
- 高度なセキュリティ
機能面が充実している
有料のグループウェアは、やはり機能が充実しています。無料のグループウェアが持ち合わせない機能がいくつもありますし、使用できるデータ量も無料のものとは大きく異なります。企業や組織の用途によっては「有料のグループウェアでなければ足らない」というケースもあるでしょう。
カスタマイズが可能
企業や組織のニーズに合わせてカスタマイズができるのも、有料グループウェアの強みです。カスタマイズにより、特定の業務プロセスに最適化された環境を構築できます。
サポート体制が充実している
有料のグループウェアの多くには専門のサポートが付属しており、トラブルが発生した際には迅速な対応が期待できます。
高度なセキュリティ
有料のグループウェアの多くでは高度なセキュリティ対策が施されているため、安心して利用できます。大きな規模の組織やセキュリティが要求される業界で使用するのであれば、有料のグループウェアがより適していると言えるでしょう。
有料グループウェアのデメリット
有料のグループウェアにもデメリットはあります。以下をチェックしておきましょう。
- コストがかかる
- 導入に時間がかかることがある
- 機能が多く、使いこなすのが難しい場合がある
コストがかかる
当然ながら、有料のグループウェアには費用がかかります。初期費用だけではなく、ユーザー毎に月額使用料金がかかるものも少なくありません。グループウェアの利用にどこまで予算を割けるのか、検討する必要があります。
導入に時間がかかることがある
多機能かつカスタマイズ可能な有料版は、導入に一定の時間と計画が必要です。
機能が多く、使いこなすのが難しい場合がある
多機能であることはメリットばかりではありません。使いこなすのが難しくなってしまうケースもあります。
おすすめの有料グループウェア
当記事では以下のグループウェアをおすすめしています。これからグループウェアを導入しようとしている方は、まずこちらをご検討ください。
※これらの製品情報の閲覧には「DXPOオンライン会員登録」が必要です。
(株)八芳園
“SOLVE EIGHT” DXコンサルティング
アナログ業界から生まれたDXコンサルティング
SOLVE EIGHTは業務DXのためのシステム開発支援やコンサルを行います。アナログ業界の運営会社が自らの成功・失敗体験をもとにした、”一歩先に行かない目線“で、解決に導きます！
無料のグループウェアと有料のグループウェア、どちらを選ぶべき？
選択は企業のニーズや状況によりますが、予算が限られているのならば無料のグループウェアも選択肢の一つです。ただし、大きな規模の組織で利用する場合や、セキュリティが重要な業界で利用する場合は、有料のグループウェアの方が安心して利用できるでしょう。
また、必要な機能が無料のグループウェアにはない場合やカスタマイズが必要な場合は、有料のグループウェアを選択することになります。
グループウェアを導入の際の注意点
最後にグループウェアを導入の際の注意点を確認しましょう。
ニーズの明確化
導入前に具体的なニーズや要件を明確にし、それに合ったグループウェアを選定することが重要です。機能やデータ容量の確認によって、導入候補となっているグループウェアで足りるかどうかの判断を行います。
サポート体制・セキュリティの確認
企業で利用する際にはサポート体制やセキュリティ機能、ポリシーなどを確認し、企業情報の安全性を確保することが大事です。
トライアルの活用
ここまでの流れを踏まえて導入候補のグループウェアが決まったら、まずはトライアル版を試用しましょう。トライアル版にて使い勝手や機能の確認をすることをおすすめします。
まとめ：自社に最適なグループウェア選びを
今やグループウェアは、企業や組織の業務効率化に欠かせないツールです。それぞれのグループウェアにはメリットもデメリットもあるため、複数のグループウェアを比較検討した上で自社に最適なグループウェアを選び、導入・運用を成功させましょう。グループウェアの選択は、ビジネスの効率向上とコラボレーション強化に直結する重要な決断です。
