近年、「働き方改革の推進」、「テレワークや在宅勤務の普及」、「デジタル化の進展」などの背景により、ワークフローシステムを業務の効率化やペーパーレス化を進めるためのソリューションとして導入する企業が増えています。
当記事ではこれからの導入を検討している方に向けて、わかりやすくワークフローシステムのメリットとデメリットを紹介しますので参考にしてください。
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、社内で発生する稟議や承認などの業務プロセス全体を自動化および最適化するためのシステムのことで、主に申請フローの管理として活用されます。
従来、書類と印鑑で行われていた申請フローをシステムに置き換えることで、ペーパーレス化や業務効率化につながり、利用者は情報の流れを効果的に管理できるようになります。
ワークフローシステムの活用具体例
ワークフローシステムは、さまざまな業務プロセスに活用できます。具体例は以下のとおりです。
- 申請・承認
- 経費精算
- 人事・労務
- 営業
申請・承認
ワークフローシステムを使い、稟議や申請書などの承認プロセスを電子化することで、承認のスピードアップやペーパーレス化を実現できます。
経費精算
経費精算のプロセスを電子化することで、経費精算の効率化や不正防止が可能になります。
人事・労務
人事異動や退職などの人事・労務プロセスを電子化すると、人事・労務業務の効率化やミスを防止できます。
営業
見積書や請求書の発行などの営業プロセスを電子化することにより、営業業務の効率化や顧客満足度の向上を実現できます。
ワークフローシステムを導入するメリット
ワークフローシステムの導入から得られる代表的なメリットを紹介します。
- 業務効率向上
- ペーパーレス化
- 透明性と可視化
- 課題の早期発見と対応
業務効率向上
ワークフローシステムを導入すればルーティン業務を自動化することも可能です。ルーティン業務の自動化により、従業員はより高度な作業に集中できるようになります。全体的な業務効率は向上し、生産性が増加します。
ペーパーレス化
申請書や稟議書などの紙文書を電子化することで、ペーパーレス化を実現できます。コスト削減や環境負荷の軽減につながります。
透明性と可視化
ワークフローシステムを使うことで業務プロセスが透明化されるため、従業員はタスクの進捗や課題をリアルタイムで確認できるようになります。また、管理者にとってはプロセスが可視化されるため、より迅速かつ正確な意思決定がしやすくなります。
課題の早期発見と対応
ワークフローシステムの使用により、課題やエラーを早期に検知することができます。検知された課題やエラーは適切な部署や担当者へ通知されるため、これまでよりもはるかに迅速な対応が可能です。業務の滞りを最小限に抑えることができます。
ワークフローシステムを導入するデメリット
ワークフローシステムの導入にはメリットばかりではありません。以下のデメリットが生じる可能性があります。
- 導入コストがかかる
- 業務プロセスの見直しが必要
- 運用負担がある
- トレーニングが必要
- カスタマイズが複雑
導入コストがかかる
ワークフローシステムの導入には初期投資と運用費用がかかります。また、システムの移行には時間がかかるため、これらの考慮も必要です。
業務プロセスの見直しが必要
ワークフローシステムの導入前に、現行の業務プロセスを洗い出し、ワークフローシステムに適した業務プロセスに再設計する必要があります。この作業には、時間と労力がかかります。
運用負担がある
ワークフローシステムの運用のためには、システムの設定や運用ルールの策定などの作業が必要です。これらの作業にかかる負担を軽減するためには、ワークフローシステムの導入と運用に精通した担当者を配置する必要があります。
トレーニングが必要
担当者だけではなく、ワークフローシステムを利用する従業員達へのトレーニングが必要です。新たなシステムに適応するまでは、ある程度の期間と労力を考慮する必要があります。
カスタマイズが複雑
ワークフローシステムは柔軟性やカスタマイズ性が高いのがメリットでもありますが、複雑なカスタマイズは導入や運用を難しくしてしまうこともあります。
おすすめのワークフローシステム
当記事ではこちらのワークフローシステムをおすすめしております。
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(株)システムエグゼ
Excelそのままワークフロー「AppRemo」
Excelの申請書がそのまま使えるワークフローシステム
Excel申請書がそのまま使えるワークフローシステム「AppRemo（アップリモ）」Excelだから誰でも簡単、導入はもちろん導入後の運用も心配なし！申請・承認業務を迅速に効率化！
(株)クロスユーアイエス
WebNESTEE STAMP
はんこ押印できるクラウド型ワークフローサービス
まだワークフローツールを導入しておらす、紙で押印申請している企業におすすめのクラウド型ワークフローサービスです。 ワークフローとはんこ押印を本サービスで完結できます。
(株)ミロク情報サービス
Edge Tracker
勤怠・経費・給与などの管理を効率化する業務管理システム
「経費精算」「勤怠管理」「給与明細参照」「年末調整申告」「ワークフロー」など豊富なビジネスプロセスモジュールを搭載しています。企業の成長に合わせた柔軟なシステム構築が可能です。
ワークフローシステム導入を成功させるためのポイント
より有益なワークフローシステムの導入にするためには、以下のポイントが重要です。
- 導入目的を明確にする
- 現行業務プロセスを洗い出す
- メリット・デメリットの検討
- 適切なシステムの選定
- 導入計画を策定する
- 運用体制を整える
- 運用状況の定期的な評価
導入目的を明確にする
ワークフローシステムを導入する目的を明確にします。業務の効率化なのか、ペーパーレス化なのか、内部統制の強化なのか、目的によって必要な機能や性能は異なります。
現行業務プロセスを洗い出す
導入前に現行の業務プロセスを洗い出し、問題点を洗い出します。問題点を洗い出すことで、ワークフローシステムで改善すべき点を明確にできます。
メリット・デメリットの検討
ワークフローシステムを導入するメリット・デメリットを検討します。メリットだけではなくデメリットも考慮することで、導入後のトラブルを防ぐことができます。
適切なシステムの選定
自社の目的や予算に合った、適切なワークフローシステムを選定します。ワークフローシステムには、さまざまな種類や機能があるため、比較検討が必要です。
導入計画を策定する
導入計画を策定します。導入計画には導入スケジュールや、運用ルールの策定などの作業を盛り込みます。
運用体制を整える
運用する前に運用体制を整える必要があります。運用体制にはシステムの設定や運用ルールの策定、運用に関する教育などの作業を盛り込みます。
運用状況の定期的な評価
ワークフローシステムの導入後は、定期的な運用状況の評価が必要です。運用状況を評価することで改善点が見つけやすくなり、システムをより効果的に活用することができます。
まとめ：より効果的にワークフローシステムを活用するために
ワークフローシステムは業務の効率化やペーパーレス化を実現するツールですが、導入する際には目的を明確にし、現行業務プロセスを洗い出すなどの準備をしっかり行うことが重要です。また、導入後の運用体制もしっかりと整えることで、システムをより効果的に活用できます。