スケジュール管理アプリは予定の登録や管理、共有などをするためのアプリです。
さて、スケジュール管理アプリには無料のものと有料のものがありますが、それぞれの違いは何なのでしょうか。当記事では主に無料のものと有料のものを比較しながら、スケジュール管理アプリの有効活用について解説します。
スケジュール管理アプリでできること
まずは、スケジュール管理アプリでできる主な機能をまとめます。ここで紹介するのは代表的な機能ばかりですが、アプリによっては搭載していない機能もあるのでご注意ください。
- 予定の作成と編集：予定やイベントを作成し、必要に応じて変更や編集が可能です。
- カレンダー表示：カレンダーにて、予定を日、週、月ごとに確認できます。
- リマインダーと通知：予定やタスクの締切りに向けてリマインダーや通知を設定できます。
- 共有機能：共有カレンダーや予定の送信を通じて、チーム全体のスケジュールが調整可能です。
- タスクリスト：タスクリストによる、優先順位や進捗状況の管理ができます。
- モバイルアクセス：スマートフォンやタブレットと同期することで、外出先でも予定を管理できます。
- 分析とレポート：一定期間のスケジュール履歴や作業時間の分析、レポート作成ができる機能もあります。
- 統合性：他のビジネスツールやメール、コラボレーションツールとの統合が可能なアプリもあります。
スケジュール管理アプリを使いこなすコツ
スケジュール管理アプリはとても便利ですが、使いこなすためにはいくつかのコツがあります。
1：過去のスケジュールを削除しない
企業で働いている人の多くが、同じようなスケジュールを繰り返します。そのため、過去のスケジュールを残しておくと、自分なりのスケジュールが組みやすくなります。
2：意図的に空白の時間を作る
仕事にはアクシデントがつきものです。あまりにもタイトなスケジュールだと多少の変動でも全体に大きな影響を与えてしまうでしょう。
あらかじめ空白の時間を用意しておけば、そこでリカバリーが可能になるのです。スケジュールの精度が上がり、計画がより現実的になります。
無料のスケジュール管理アプリ：有料のものとの違いは？
無料スケジュール管理アプリには導入に際して考慮すべきメリットとデメリットが存在します。
無料スケジュール管理アプリのメリット
- コストが安い
- 導入が容易
- 機能がシンプルで使いやすい
無料スケジュール管理アプリのメリット1：コストが安い
無料スケジュール管理アプリは、導入に費用がかかりません。そのため、企業が予算を気にせず手軽に導入できるという大きなメリットがあります。
とくに中小企業や個人事業主など、予算が限られている組織にとっては魅力的な選択肢となるでしょう。無料スケジュール管理アプリであっても、従業員全員が導入することで、業務の合理化や生産性向上が期待できます。
無料スケジュール管理アプリのメリット2：導入が容易
導入が容易であることも大きなメリットです。無料のスケジュール管理アプリは多くがクラウドベースで提供されており、専門的な知識や複雑な設定が必要なく、簡単に利用を開始できます。
導入後はほとんどの従業員が迅速かつ円滑に新しいツールを活用できるでしょう。
無料スケジュール管理アプリのメリット3：機能がシンプルで使いやすい
ほとんどの無料スケジュール管理アプリは、基本的な機能だけを提供しています。煩雑な機能がないため、従業員は導入当初から直感的に操作でき、効率的に業務に取り組むことができます。
使いやすいので従業員たちも受け入れやすいでしょう。アプリの有効活用を促す要因となります。
スケジュール管理アプリは、それぞれの従業員が個人で使用するものです。一方、企業側で従業員たちのスケジュールを管理する際には、スケジュール管理アプリではなくシフト管理システムがより便利です。シフト管理システムの詳細は以下の記事をご覧ください。
無料スケジュール管理アプリのデメリット
無料であるため、有料版と比較すると劣る面はやはりあります。無料のスケジュール管理アプリの代表的なデメリットは以下のとおりです。
- 機能やカスタマイズ性に制限がある
- セキュリティやプライバシーに不安がある
- サポートが充実していない
無料スケジュール管理アプリのデメリット1：機能やカスタマイズ性に制限がある
無料のスケジュール管理アプリには、あまり高度な機能は搭載されていません。そのため、特定のビジネスニーズに対応するための機能が不足している可能性があります。
とくにカスタマイズが必要な場合は、企業が満足できる選択肢とは言えないでしょう。企業で導入する場合は、必要な機能が提供されているかどうかを確認することが重要です。
無料スケジュール管理アプリのデメリット2：セキュリティやプライバシーに不安がある
無料スケジュール管理アプリはセキュリティ機能が制限されていることがあり、企業データの取り扱いにおいては不安が残る可能性があります。
とくに機密性が高く重要な情報を扱う企業にとっては、セキュリティの脆弱性が大きな問題となりえるでしょう。セキュリティにこだわるのなら、有料のスケジュール管理アプリを選択することが望ましいです。
無料スケジュール管理アプリのデメリット3：サポートが充実していない
無料スケジュール管理アプリは、サポートが十分でないことも少なくありません。そのため、トラブルが発生した際は迅速で適切な対応を期待することが難しく、従業員が問題を抱えたまま業務に支障をきたす可能性があります。
企業の安定した運用のためには、十分なサポート体制が整った有料アプリのほうが望ましいです。
スケジュール管理アプリ：無料と有料の比較
| メリット | デメリット | |
| 無料アプリ | 無料 導入が容易：クラウドベースで提供されることが多く、設定が簡単 シンプルで使いやすい：基本機能は直感的に操作できる | 機能やカスタマイズ性に制限がある：高度な機能やカスタマイズに対応できないことも セキュリティやプライバシーの不安：企業データの扱いに不安がある場合がある サポートが充実していない：トラブル発生時のサポートが不足している可能性がある |
| 有料アプリ | 豊富な機能とカスタマイズ性：高度な機能や業務に応じたカスタマイズが可能 強固なセキュリティ：データ保護やプライバシーの面で安心感がある 充実したサポート：トラブル対応やサポートが手厚く、企業の運用が安定する | コストがかかる 導入や管理に手間がかかることがある：設定や運用に時間やリソースが必要 |
無料スケジュール管理アプリにはコスト面での大きなメリットがありますが、機能制限やセキュリティ面への懸念もあります。次に説明する「注意点」を考慮して、導入前に慎重な検討を行ってください。
スケジュール管理アプリを導入する際の注意点
企業でスケジュール管理アプリを導入する際には注意が必要です。以下、導入時に注意するべきポイントを解説します。
- 自分達のニーズを理解
- カスタマイズは可能か
- データセキュリティ
- システムの拡張性
スケジュール管理アプリ導入時の注意点1：自分達のニーズを理解
どのようなスケジュール管理アプリが必要なのかは、企業ごとに違います。ですから、まずは必要な機能を明確にしておきましょう。
高度な機能が必要ならば、この時点で無料のスケジュール管理アプリという選択肢がなくなる可能性もあります。
また、従業員によってもスケジュール管理アプリの使用は異なるため、実際に利用する従業員達のニーズをあらかじめ調査するのも有効です。
スケジュール管理アプリ導入時の注意点2：カスタマイズは可能か
企業でスケジュール管理アプリを活用する場合、カスタマイズ機能が必須のケースも少なくありません。それならば、どのようなカスタマイズが必要なのかを明確にしておきましょう。
必要なカスタマイズが決まれば、自然と導入するスケジュール管理アプリも決まるかもしれません。
また、部門やプロジェクトによって異なる機能がほしいのであれば、柔軟に対応できるアプリを採用する必要があります。
スケジュール管理アプリ導入時の注意点3：データセキュリティ
アプリ側が「企業の情報をどのように扱うのか」の確認はしておいたほうが良いでしょう。同時に、データセキュリティ対策が十分かどうかの確認も不可欠です。
セキュリティ違反や情報漏えいのリスクを最小限に抑えるため、信頼性の高いアプリを選定しましょう。
スケジュール管理アプリ導入時の注意点4：システムの拡張性
企業の進化と共に労働環境も変わる可能性が十分にあります。すると、必要となるスケジュール管理アプリの機能も変わるかもしれません。
今後も同じアプリを使っていくのなら、柔軟性と拡張性があるもののほうが好ましいでしょう。アプリが将来の要件や変化に迅速に対応できるかどうかの確認も重要です。
スケジュール管理アプリは無料で大丈夫？：まとめ
この記事で紹介したように、無料アプリと有料アプリにはそれぞれメリットとデメリットがあるので、まずは自分達のニーズから確認すると良いでしょう。最初に無料のスケジュール管理アプリを試してみて、足らないようなら有料のものに切り替えるという方法もあります。
