物品管理は企業経営にとって重要な基盤のひとつです。適切な物品管理は在庫の最適化やコスト削減など、多くのメリットをもたらします。しかしExcelを用いた物品管理には課題があり、適切な物品管理の障害となることがあるのです。
Excel管理の課題を解決し物品管理の最適化を実現するためには、QRコードやICタグを活用したクラウドベースの物品管理ツールをおすすめします。この記事が紹介する物品管理ツールのメリットや実績のある物品管理ツールを参考に、物品管理ツールによる物品管理の改善をぜひ、ご検討ください。
Excel管理の問題点と限界
Excelはその使いやすさから、多くの企業で物品管理に利用されています。しかし、物品管理の複雑化や規模の拡大に伴い、Excel管理の限界を感じている企業が数多くあるのではないでしょうか。以下はExcel管理の主な問題や限界点の一覧です。
- データ入力ミス：データの手動入力により入力ミスが発生
- データの共有や即時更新が困難：手動入力にかかる手間やExcelに入力したデータの配布の手間によりデータ共有や即時更新が困難
- データ量増加に追いつけない：手動入力の手間のためデータ量が増加するにつれて、データ量増加に追い付けないことがある
- セキュリティ面での脆弱性：Excelファイルは簡単にコピーや改ざんが可能であり、セキュリティが脆弱
Excel管理は小規模な物品管理には適していますが、企業の成長や物品管理の複雑化に対応できません。これらの問題を解決しより効率的で正確な物品管理を実現するためには、QRコードやICタグを活用したクラウドベースの物品管理ツールがおすすめです。
QRコードとICタグの基本と活用法
QRコードとICタグは,、物品管理の最適化に革新的な役割を果たします。
QRコードの基本
QRコード（Quick Response Code）は2次元バーコードの一種で、縦横両方向に情報を持つマトリックス型のコードです。（※QRコードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です。）
特徴
- 高速読み取りが可能
- 大容量の情報を格納できる（最大約7,000文字）
- 汚れや破損に強い（誤り訂正機能あり）
QRコードの活用法
QRコードは多様な分野で活用することが可能で、たとえば、次の分野での活用が進んでいます。
在庫管理・資産管理・棚卸作業の簡素化・トレーサビリティ管理（工程管理や履歴管理）・情報提供（QRコードに情報を記入できる）などです。
ICタグの基本
ICタグ（RFID: Radio Frequency Identification）は電波を用いて、内部のデータを非接触で読み書きできる小型の電子デバイスです。
特徴
- 非接触での読み取りが可能
- 複数のタグを同時に読み取り可能
- データの書き換えが可能
- 耐久性が高く長期使用に適している
ICタグの活用法
ICタグもQRコードと同様に大量在庫の一括管理、物流管理、盗難防止、生産管理、などの多様な分野での活用が可能です。
QRコードとICタグは、共に物品管理の効率化と精度向上に大きく貢献します。また、クラウドベースの物品管理ツールと組み合わせることでさらなる効果を発揮し、物品管理の最適化を支援する強力なツールです。
ツール選定の重要ポイント
クラウド型物品管理ツールの選定にあたっては、自社のニーズと状況や予算に即した最適なツールを選ぶことが重要です。以下はツール選定の参考となる基準例です。
- 機能の充実度：基本機能（在庫管理、入出庫管理、棚卸し機能など）、拡張機能（バーコード・QRコード対応、ICタグ連携、レポート作成機能など）
- 使いやすさ：複雑な操作を必要とせず、直感的に使用できるか、応答速度の速さ、モバイル対応の有無
- セキュリティ対策：保存データや通信データの暗号化、ユーザー権限の細かい設定が可能か、コンプライアンス対応の有無
- スケーラビリティと拡張性：データ量増加やユーザー数増加、機能拡張への対応
- サポート体制とトレーニング：カスタマーサポート、導入支援（初期設定やデータ移行のサポート）、トレーニング提供：ユーザー向けのトレーニングプログラムや資料が用意されているかを確認します
- コストパフォーマンス：導入時にかかる初期費用（ライセンス料、設定費用など）、ランニングコスト（月額や年額の利用料、保守費用など）やROI（費用対効果）
- 信頼性と実績：サービス稼働率や導入実績
- データのバックアップと復旧：バックアップ頻度、復旧オプション、データ保持期間
- カスタマイズとアップデート：カスタマイズ範囲、アップデート頻度、アップデート方法
これらの評価基準を総合的に評価し、自社の要件や優先順位に照らし合わせて最適なツールを選定することが重要です。
実績ある物品管理ツール3選
物品管理を最適化するにあたっては、適切なツールの選択が重要です。ここでは実績のある物品管理ツールを3つとりあげて、その特徴を比較します。
タナヨミ
- 製品名：タナヨミ
- 企業名：株式会社ロジ・グレス
- URL：https://tanayomi.jp/
タナヨミは、シンプルで直感的に使える使いやすさが特徴の物品管理ツールです。豊富な機能を備えており、在庫管理から資産管理まで多様な業種に対応します。またレポート機能が充実しており、カスタマイズ性が高いのも特徴です。ただし高機能ゆえに初期設定に時間がかかる場合があります
Convi.BASE
- 製品名：Convi.BASE
- 企業名：株式会社コンビベース
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(株)コンビベース
Convi.BASE （コンビベース）
＜導入実績1,100社突破＞QRコード・ICタグで物品管理！
柔軟な台帳機能＋棚卸し・貸出し・入出庫などの機能を備えたクラウドサービスです。物品の紛失や棚卸しの効率化など、管理対象は問わず様々な物品管理の「困った」を解決します。
Convi.BASEはQRコードとICタグの両方に対応した先進的な物品管理ツールです。DXプラットフォームとしての位置づけを強調しており、クラウドベースで場所を選ばず利用することができます。他システムとの連携が容易であり、拡張性が高いのが特徴です。さらにモバイルアプリでの貸出・返却管理ができます。
zaico
- 製品名：zaico
- 企業名：株式会社ＺＡＩＣＯ
- URL：https://www.zaico.co.jp/
zaicoは小規模企業から大企業まで幅広く利用されている物品管理ツールです。シンプルで直感的に使える使いやすさを備えています。バーコード・QRコードいずれにも対応しており、クラウド型で複数拠点での管理が容易です。導入が容易であり、小規模企業も対応しています。またコストパフォーマンスが高いのがメリットです。ただし大規模な在庫管理には機能が不足する可能性があります。
選択にあたっては、自社の規模、管理する物品の種類や数量、必要な機能、予算などを考慮し、最適なツールを選ぶことが重要です。
まとめ：最適な物品管理ツール選択の重要性
多種多様な物品管理ツールが選択可能である一方、自社に最適なツールを選ぶのは容易ではありません。ツール選定の重要ポイントで述べた選定基準を参考に、自社のニーズ、導入コストや運用コストを考慮した予算計画、使いやすさなどを総合的に踏まえたツール選定をおすすめします。
ポイントを押さえた手順をふむことで、物品管理の最適化がもたらす多くのメリットの実現が可能です。この記事を参考に、是非、物品管理ツールの導入をご検討ください。
なお、新たなシステム導入やサービスの利用に関して稟議書が必要な場合は以下の記事を参考にしてください。
